SharePoint Online<\/strong>, incluso in Microsoft 365<\/strong>, \u00e8 la piattaforma di riferimento per creare portali aziendali, intranet e siti di collaborazione. Per le PMI italiane che cercano un modo strutturato per condividere informazioni, documenti e notizie all’interno dell’organizzazione, SharePoint rappresenta una soluzione potente e scalabile, senza necessit\u00e0 di competenze di programmazione.<\/p>\n A differenza delle soluzioni intranet tradizionali, che richiedevano investimenti significativi in server e sviluppo, SharePoint Online<\/strong> \u00e8 un servizio cloud che si configura e si personalizza attraverso un’interfaccia grafica intuitiva. In questa guida vedremo come progettare e realizzare una intranet aziendale efficace, partendo dalle basi fino alle funzionalit\u00e0 pi\u00f9 avanzate.<\/p>\n SharePoint offre due tipologie principali di siti. I siti di comunicazione<\/strong> sono progettati per pubblicare notizie, comunicazioni e contenuti verso un pubblico ampio all’interno dell’organizzazione: sono l’ideale per la homepage della intranet, le news aziendali, le policy e le comunicazioni dalla direzione. I siti di team<\/strong> sono invece pensati per la collaborazione di gruppo, con raccolte documenti, elenchi e strumenti di lavoro condivisi.<\/p>\n Una architettura intranet<\/strong> tipica per una PMI prevede un sito di comunicazione come homepage principale, collegato a diversi siti di team per i vari reparti (amministrazione, commerciale, produzione, risorse umane). L’hub site<\/strong> permette di collegare questi siti in una struttura gerarchica con navigazione condivisa, ricerca unificata e tema grafico coerente.<\/p>\n SharePoint permette di personalizzare l’aspetto dei siti con il logo aziendale<\/strong>, i colori del brand<\/strong> e layout personalizzati. Le web part<\/strong> (componenti modulari) permettono di inserire nelle pagine contenuti dinamici come notizie, eventi, documenti recenti, feed di attivit\u00e0, grafici e contenuti multimediali. La costruzione delle pagine avviene tramite un editor drag-and-drop, rendendo la creazione di contenuti accessibile anche a chi non ha competenze tecniche.<\/p>\n Le raccolte documenti<\/strong> (document libraries) di SharePoint sono il cuore della gestione documentale aziendale. A differenza di una semplice cartella condivisa, una raccolta documenti offre metadati personalizzabili<\/strong> (tipo documento, stato, scadenza, responsabile), versioning automatico<\/strong>, check-in\/check-out<\/strong> per evitare conflitti di modifica e flussi di approvazione<\/strong> configurabili.<\/p>\n Per una PMI, questo significa poter organizzare contratti, offerte, procedure e documenti di qualit\u00e0 in modo strutturato e ricercabile. I metadati gestiti<\/strong> (managed metadata) permettono di creare tassonomie aziendali standardizzate, garantendo che tutti i documenti siano classificati in modo coerente. La ricerca<\/strong> integrata indicizza automaticamente il contenuto dei documenti, permettendo di trovare qualsiasi file in pochi secondi. Per un confronto dettagliato tra le opzioni di archiviazione, consulta il nostro articolo su OneDrive vs SharePoint<\/a>.<\/p>\n Le raccolte documenti di SharePoint possono essere sincronizzate sul desktop<\/strong> tramite l’app OneDrive, permettendo di lavorare sui file come se fossero in una cartella locale, con sincronizzazione automatica nel cloud. Questa funzionalit\u00e0 \u00e8 particolarmente utile per chi lavora spesso offline o preferisce accedere ai documenti direttamente da Esplora risorse o Finder, mantenendo sempre la versione aggiornata.<\/p>\n Gli elenchi di SharePoint<\/strong> (lists) sono strumenti versatili per tracciare informazioni strutturate: richieste di assistenza, inventario attrezzature, registro fornitori, scadenziario adempimenti. A differenza di un foglio Excel condiviso, gli elenchi offrono moduli di inserimento<\/strong>, visualizzazioni personalizzate<\/strong>, validazione dei dati<\/strong> e notifiche automatiche<\/strong> quando i record vengono modificati.<\/p>\n Con Power Automate<\/strong> (incluso in Microsoft 365), \u00e8 possibile creare flussi di lavoro automatizzati<\/strong> collegati agli elenchi di SharePoint. Ad esempio, quando un dipendente inserisce una richiesta di ferie, il flusso pu\u00f2 notificare automaticamente il responsabile, attendere l’approvazione e aggiornare il calendario condiviso. Per le PMI che vogliono digitalizzare processi ancora gestiti su carta o via email, questa combinazione \u00e8 estremamente efficace.<\/p>\n SharePoint offre un sistema di permessi granulare<\/strong> che permette di controllare chi pu\u00f2 visualizzare, modificare o gestire ogni sito, raccolta documenti o singolo file. I permessi possono essere assegnati a gruppi di sicurezza<\/strong> (tutti i dipendenti, il reparto commerciale, la direzione) o a singoli utenti, con livelli di accesso che vanno dalla sola lettura al controllo completo.<\/p>\n Per le aziende soggette a normative sulla protezione dei dati, SharePoint supporta le etichette di riservatezza<\/strong> (sensitivity labels) che classificano e proteggono automaticamente i documenti in base al loro livello di confidenzialit\u00e0. La prevenzione della perdita dei dati<\/strong> (DLP) pu\u00f2 bloccare la condivisione esterna di documenti contenenti informazioni sensibili come codici fiscali, numeri di carte di credito o dati sanitari.<\/p>\nCreare il Sito Intranet: Tipologie e Struttura<\/h2>\n
Siti di comunicazione vs siti di team<\/h3>\n
Personalizzazione e branding<\/h3>\n
Raccolte Documenti: la Gestione Documentale Intelligente<\/h2>\n
Sincronizzazione con OneDrive<\/h3>\n
Elenchi e Automazione dei Processi<\/h2>\n
Permessi e Sicurezza dei Contenuti<\/h2>\n
Integrazione con Teams e l’Ecosistema Microsoft 365<\/h2>\n