{"id":169775,"date":"2025-03-20T14:24:00","date_gmt":"2025-03-20T14:24:00","guid":{"rendered":"https:\/\/gtechgroup.it\/blog\/fattura-elettronica-come-funziona\/"},"modified":"2026-08-08T10:23:48","modified_gmt":"2026-08-08T08:23:48","slug":"fattura-elettronica-come-funziona","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/gtechgroup.it\/blog\/fattura-elettronica-come-funziona\/","title":{"rendered":"Fattura elettronica: come funziona, dal file XML alla conservazione"},"content":{"rendered":"

Ti sei mai chiesto come funziona la fattura elettronica<\/strong> senza perderti tra sigle e tecnicismi? In estrema sintesi: la fattura non \u00e8 pi\u00f9 un foglio di carta o un semplice PDF, ma un file XML strutturato<\/strong> che viaggia attraverso un sistema pubblico (lo SdI, Sistema di Interscambio) fino ad arrivare al tuo cliente, per poi essere conservata a norma<\/strong> per 10 anni. In questo articolo spieghiamo il meccanismo passo dopo passo, in modo semplice, cos\u00ec che chiunque abbia una partita IVA capisca cosa succede davvero quando emette una fattura.<\/p>\n

La fattura elettronica non \u00e8 un PDF<\/h2>\n

Il primo malinteso da chiarire: una fattura elettronica non \u00e8 “una fattura salvata in PDF e mandata via email”. \u00c8 un file in formato XML<\/strong> conforme allo standard FatturaPA<\/strong>. Il PDF \u00e8 pensato per essere letto dagli occhi umani; l’XML \u00e8 pensato per essere letto anche dai computer. Ogni informazione (chi emette, chi riceve, imponibili, aliquote, descrizioni delle righe) \u00e8 racchiusa in “campi” precisi che i software sanno interpretare in modo automatico.<\/p>\n

Questo consente controlli automatici, archiviazione ordinata e integrazione con gestionali e sistemi contabili, riducendo gli errori di trascrizione.<\/p>\n

Passo 1: si crea il file XML<\/h2>\n

Con un software di fatturazione compili i dati come faresti con qualsiasi fattura: cliente, data, numero, descrizione dei beni o servizi, importi, aliquota IVA (o l’eventuale codice natura se l’IVA non si applica). Il software trasforma questi dati nel file XML<\/strong> nel formato richiesto. Non devi scrivere codice: inserisci i dati in maschere semplici e il file viene generato per te.<\/p>\n

Alcuni elementi chiave che non possono mancare sono il codice destinatario<\/strong> a 7 caratteri (o i sette zeri 0000000 con la PEC, se il cliente non ne ha uno) e i dati fiscali corretti di entrambe le parti.<\/p>\n

Passo 2: si invia allo SdI<\/h2>\n

Il file non va direttamente al cliente: passa prima dallo SdI (Sistema di Interscambio)<\/strong>, la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che fa da smistamento centrale. Puoi immaginarlo come un ufficio postale certificato: riceve la fattura, la controlla e la instrada verso il destinatario corretto.<\/p>\n

Lo SdI effettua controlli formali<\/strong>: verifica che il file sia ben formato, che le partite IVA esistano, che i totali siano coerenti. Se qualcosa non torna, la fattura viene scartata<\/strong> e va corretta e reinviata. Se tutto \u00e8 a posto, prosegue.<\/p>\n

Passo 3: la fattura arriva al destinatario<\/h2>\n

Superati i controlli, lo SdI consegna la fattura al cliente sul canale indicato: il suo codice destinatario o la sua PEC. Se il recapito non \u00e8 possibile (canale non raggiungibile), la fattura viene comunque messa a disposizione<\/strong> nell’area riservata del cliente sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In ogni caso, una volta accettata dallo SdI, la fattura \u00e8 considerata emessa<\/strong>.<\/p>\n

Passo 4: le ricevute confermano l’esito<\/h2>\n

Per ogni fattura inviata, lo SdI restituisce a chi ha emesso una ricevuta<\/strong> che documenta cosa \u00e8 successo:<\/p>\n