Ein ausführlicher Leitfaden, wie die Austauschsystem für die elektronische Rechnungsstellung in Italien und welche Arten von Benachrichtigungen weitergeleitet werden.
In den letzten Jahren hat die elektronische Rechnungsstellung Einzug gehalten, eine Methode zur Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen in digitalem Format. Dank ihrer Einführung ist es in der Tat möglich, Geschäftsvorgänge effizienter und schneller abzuwickeln, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und Fehler aufgrund von Datenredundanz zu minimieren.
In Italien ist es ab dem 1. Januar 2019 für alle geschäftlichen Transaktionen zwischen Personen mit Wohnsitz oder Sitz im italienischen Hoheitsgebiet obligatorisch geworden. Und um die Einführung dieses Systems zu erleichtern, hat die Austauschsystem (SDI), das als Vermittler bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen den beteiligten Parteien fungiert.
Aber was macht das Interchange System? Und wie wird die Übermittlung von Rechnungen gehandhabt? Das wollen wir gemeinsam herausfinden.
Einführung in das Interchange System und in die elektronische Rechnungsstellung
Das Sistema di Interscambio (SdI) ist eine technologische Infrastruktur, die von der Agentur der Einnahmen geschaffen wurde, um den Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern zwischen privaten und öffentlichen Stellen. Sie gewährleistet ihre Sicherheit, Integrität und Rückverfolgbarkeit und bietet Unterstützungsdienste für ihre Verwaltung.
Das System verwaltet und validiert elektronische Rechnungen Übermittlung spezifischer Benachrichtigungen an die Absender, um sie über das Ergebnis der Übermittlung und Zustellung von Rechnungen zu informieren, die nach der Art der elektronischen Rechnung und den beteiligten Parteien geordnet sind.
Wir können also feststellen, dass die elektronische Rechnungsstellung und das Interchange System eine wichtige Entwicklung im Bereich des Handelsverkehrs darstellen, die den Unternehmen erhebliche Vorteile bietet und trägt zur Verbesserung der Effizienz bei und Transparenz des italienischen Wirtschaftssystems.
Im Folgenden wird eine detaillierte technische Beschreibung der verschiedenen Meldungen für jedes Szenario gegeben.
Meldungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Privatpersonen (B2B und B2C)
- NS - Benachrichtigung über die AblehnungSie wird an den Übermittler geschickt, wenn die Rechnung eine oder mehrere der von SdI durchgeführten Prüfungen nicht bestanden hat, wie z. B. die XML-Validierung, die Übereinstimmung zwischen dem Steuercode des Übermittlers und dem des Ausstellers und andere in den Vorschriften vorgesehene Prüfungen. Die Rechnungsdatei wird verworfen und die Rechnung gilt als nicht ausgestellt. Der Absender muss die Fehler korrigieren und die Rechnung erneut übermitteln.
- RC - LieferscheinRC wird versandt, wenn die Rechnungsdatei alle von SdI durchgeführten Kontrollen bestanden hat und dem Empfänger erfolgreich zugestellt wurde. Die Rechnung gilt als ausgestellt und zugestellt, und der Empfänger ist verpflichtet, das elektronische Dokument gemäß den geltenden Bestimmungen aufzubewahren.
- MC (Fall 1) - Unfähigkeit zu liefernWenn das Interchange System die Rechnungsdatei aufgrund technischer oder anderer Probleme nicht an den Empfänger zustellen kann, sendet es die MC-Benachrichtigung an den Absender. Die Rechnung gilt weiterhin als an den Staat ausgestellt, aber der Absender muss weitere Maßnahmen ergreifen, um die Rechnung an den Empfänger zuzustellen.
- MC (Fall 2) - Zurverfügungstellung für Nicht-VerpflichteteWenn der Empfänger nicht verpflichtet ist, die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen, muss der Absender/Erbringer das Feld "Empfängercode" mit dem Wert "0000000" ausfüllen. In diesem Fall liefert das Austauschsystem das Dokument nicht an den Empfänger, sondern stellt es im reservierten Bereich der Website des Finanzamtes zur Verfügung. Der Absender muss dem Kunden eine Kopie der Rechnung in elektronischer Form oder in Papierform zustellen und ihn über die Verfügbarkeit des Dokuments im reservierten Bereich informieren.
Elektronische Rechnungsmitteilungen an die öffentliche Verwaltung
- NS - Benachrichtigung über die AblehnungÄhnlich wie beim Austausch zwischen Privatpersonen wird die NS-Benachrichtigung an die übermittelnde Partei geschickt, wenn die Rechnung eine oder mehrere von SdI im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung durchgeführte Prüfungen nicht bestanden hat. Der Absender muss die Fehler korrigieren und die Rechnung erneut übermitteln.
- NE - Benachrichtigung des Ergebnistransfergebers/-anbietersDiese wird vom Datenaustauschsystem an die übermittelnde Partei gesendet, um das Ergebnis der Prüfung der von der empfangenden öffentlichen Verwaltung erhaltenen Rechnung mitzuteilen. Das Ergebnis kann die Annahme oder die Ablehnung der Rechnung sein. Im Falle einer Ablehnung muss der Absender die Fehler korrigieren und die Rechnung erneut übermitteln.
- DT - Benachrichtigung über den Ablauf der FristDas DT wird sowohl an den Übermittler als auch an den Empfänger gesandt, um sie über die Frist für die Mitteilung der Annahme oder Ablehnung der Rechnung zu informieren. Teilt der Empfänger die Annahme oder Ablehnung nicht innerhalb der Frist mit, gilt die Rechnung als angenommen.
- MC - Benachrichtigung über NichtzustellungWenn das SDI die Rechnungsdatei aufgrund technischer Probleme außerhalb des Systems selbst nicht an die öffentliche Verwaltung des Empfängers liefern kann, sendet es die MC-Benachrichtigung an den Absender. Der Absender muss weitere Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben und die Rechnung an den Empfänger zu liefern.
- AT - Übermittlungsbestätigung bei Unmöglichkeit der ZustellungWenn das Übermittlungsproblem nicht innerhalb von 10 Tagen nach Übermittlung der MC-Benachrichtigung behoben ist, sendet das Austauschsystem die AT-Benachrichtigung an die übermittelnde Stelle. Diese Benachrichtigung bestätigt den Eingang der Rechnung bei der SdI und die endgültige Unmöglichkeit der Zustellung der Datei an die empfangende Stelle der öffentlichen Verwaltung. Der Absender muss weitere Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben und die Rechnung gemäß den geltenden Vorschriften an den Empfänger zuzustellen.
Abschließende Überlegungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Interchange System (hier der Link zum Beitritt) verwaltet die elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen und der öffentlichen Verwaltung und sendet den Absendern spezifische Benachrichtigungen über das Ergebnis der Versand- und Zustellvorgänge von Rechnungen. Diese Benachrichtigungen liefern detaillierte und technische Informationen über den Stand der Rechnungen und leiten die Absender durch die notwendigen Maßnahmen zur Lösung etwaiger Probleme oder zum Abschluss des elektronischen Rechnungsstellungsprozesses.
Um das ordnungsgemäße Funktionieren und die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Beteiligten den eingegangenen Mitteilungen Beachtung schenken und entsprechend handeln. Dies kann die Korrektur von Fehlern in Rechnungen, den Versuch, technische Probleme zu lösen, die Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungsstellen oder die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an Parteien, die nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Es ist daher angebracht, die verschiedenen Arten von Mitteilungen und ihre technischen Auswirkungen zu verstehen.