OneDrive vs SharePoint gestione documentale: tutto quello che devi sapere
La gestione documentale è uno dei pilastri dell’efficienza aziendale. In un contesto in cui il lavoro da remoto, la collaborazione a distanza e la condivisione di informazioni sono diventati la norma, scegliere il giusto strumento per organizzare i propri documenti non è solo utile, ma fondamentale. Due delle opzioni più usate in ambito Microsoft 365 sono OneDrive e SharePoint, ma spesso vengono confuse o usate in modo intercambiabile. E qui nasce la domanda: quale scegliere tra OneDrive e SharePoint per la gestione dei documenti aziendali?
OneDrive: perfetto per l’uso individuale e i piccoli team
OneDrive for Business è la versione aziendale del famoso servizio di archiviazione cloud. Ogni utente ha uno spazio personale dove può salvare, modificare e accedere ai propri file ovunque si trovi. Ma non è solo un archivio personale: OneDrive consente anche di condividere file con altri utenti, collaborare in tempo reale sui documenti Office (come Word, Excel e PowerPoint), e mantenere il tutto sincronizzato su tutti i dispositivi.
È perfetto per:
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Archiviare documenti personali di lavoro.
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Collaborare temporaneamente con colleghi su file specifici.
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Sincronizzare file offline, lavorare ovunque e poi aggiornare i documenti una volta tornati online.
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Garantire un accesso veloce e semplice a tutti i file dell’utente.
Punti di forza principali di OneDrive:
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Interfaccia semplice e familiare anche per chi non è esperto.
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Integrazione diretta con Word, Excel, Outlook e Teams.
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Facilità di condivisione con controlli su chi può vedere o modificare i documenti.
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Backup automatico dei file su cloud.
Tuttavia, ci sono dei limiti. OneDrive non è pensato per essere un archivio condiviso aziendale. Se il numero di file cresce, o se più team devono collaborare su progetti complessi, diventa rapidamente difficile da gestire. Ecco perché, in questi casi, entra in gioco SharePoint.
SharePoint: la scelta strategica per le aziende strutturate
SharePoint Online è molto più di un semplice archivio cloud. È una piattaforma collaborativa pensata per la gestione avanzata di contenuti aziendali. Permette di creare siti di team, librerie documentali, workflow automatizzati e persino intranet aziendali. È lo strumento ideale quando c’è bisogno di organizzare in modo strutturato e condiviso grandi volumi di documenti, con livelli di accesso personalizzati, controllo delle versioni, e tracciamento delle modifiche.
È perfetto per:
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Creare un unico punto di accesso per tutti i documenti aziendali.
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Gestire progetti complessi con più dipartimenti coinvolti.
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Costruire intranet aziendali per la comunicazione interna.
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Automatizzare flussi di approvazione dei documenti o delle richieste.
Vantaggi di SharePoint:
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Gestione avanzata dei permessi e delle autorizzazioni.
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Versioning dei documenti, con possibilità di recuperare versioni precedenti.
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Integrazione completa con Teams, Planner e tutto l’ecosistema Microsoft.
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Siti personalizzabili, anche graficamente, per ogni team o area aziendale.
Certo, richiede un po’ più di formazione. SharePoint ha una curva di apprendimento più ripida rispetto a OneDrive e spesso ha bisogno di una configurazione iniziale fatta da chi conosce bene l’ambiente Microsoft. Ma una volta impostato, diventa una macchina ben oliata per la gestione dei documenti aziendali.
Differenze chiave tra OneDrive e SharePoint
Vediamole in maniera semplice e diretta:
| Funktionsweise | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| Tipo di utilizzo | Individuale o piccoli gruppi | Team grandi e collaborazione aziendale |
| Controllo versioni | Base | Avanzato |
| Permessi di accesso | Limitati e personali | Dettagliati e personalizzabili |
| Integrazione con Teams | Ja | Sì, ma più avanzata |
| Automazione processi | Nein | Sì, tramite Power Automate |
| Intranet aziendale | Nein | Ja |
| Struttura dei documenti | Non strutturata | Strutturata con metadati e categorie |
| Livello di personalizzazione | Basso | Molto alto |
Quando usare OneDrive, quando SharePoint?
Usa OneDrive se:
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Lavori su file personali o con pochi colleghi.
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Hai bisogno di un ambiente semplice e veloce per modificare documenti.
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Vuoi sincronizzare i tuoi documenti su più dispositivi.
Usa SharePoint se:
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Gestisci progetti con molti documenti e partecipanti.
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Vuoi avere controllo completo su chi può vedere o modificare cosa.
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Hai bisogno di automatizzare approvazioni, revisioni e notifiche.
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Vuoi centralizzare la gestione documentale in azienda.
La soluzione vincente? Usarli insieme
Uno dei grandi vantaggi dell’ecosistema Microsoft è che OneDrive e SharePoint possono lavorare insieme. Per esempio, i file caricati su Teams vengono salvati in SharePoint, ma ogni utente ha il suo OneDrive per archiviare i propri documenti.
Un possibile flusso di lavoro efficace potrebbe essere:
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I dipendenti archiviano file personali su OneDrive.
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Quando il file è pronto per essere condiviso con il team, viene spostato o caricato su SharePoint.
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Da lì, può essere gestito, controllato e condiviso all’interno di processi più ampi.
Qual è la scelta migliore?
Non esiste una risposta universale: tutto dipende da come lavori, con chi lavori e da quanto è strutturata la tua azienda.
➡️ Se sei un freelance, un team ristretto o hai bisogno di semplicità: OneDrive ti dà tutto quello che ti serve.
➡️ Se sei parte di una realtà aziendale organizzata, con più reparti e flussi da gestire: SharePoint è il tuo alleato.
Il consiglio? Non scegliere uno o l’altro. Usali insieme. Integra le potenzialità di entrambi per costruire una gestione documentale solida, scalabile e soprattutto efficiente.