Interchange System and electronic invoicing notifications

guide on how the interchange system works

Una guida approfondita su come funziona il Sistema di Interscambio per la Fatturazione Elettronica in Italia e quali sono le tipologie di notifiche inoltrate.

Negli ultimi anni abbiamo visto l’avvento della fatturazione elettronica, un metodo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale. Grazie alla sua adozione, è possibile difatti effettuare transazioni commerciali in modo più efficiente e veloce, riducendo i tempi di elaborazione e minimizzando gli errori dovuti alla ridondanza di dati.

In Italia è diventata obbligatoria per tutte le transazioni commerciali tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio italiano, nello specifico a partire dal 1° gennaio 2019. E per agevolare l’adozione di questo sistema è stato introdotto il Sistema di Interscambio (SDI), che funge da intermediario nella trasmissione delle fatture elettroniche tra i soggetti coinvolti.

Ma cosa fa il Sistema di Interscambio? E in che modo gestisce la trasmissione delle fatture? Scopriamolo insieme.

Introduzione al Sistema di Interscambio e alle notifiche relative alla fatturazione elettronica

Il Sistema di Interscambio (SdI) è un’infrastruttura tecnologica creata dall’Agenzia delle Entrate per facilitare lo scambio di fatture elettroniche tra soggetti privati e pubblici. Ne garantisce la sicurezza, l’integrità e la tracciabilità, oltre a fornire servizi di supporto per la gestione.

le notifiche fatturazione elettronica del SDI
how the interchange system works

Il sistema gestisce e valida le fatture elettroniche inviando notifiche specifiche ai mittenti per informarli riguardo all’esito delle operazioni di invio e consegna delle fatture, classificate in base alla tipologia di fatturazione elettronica e ai soggetti coinvolti.

Possiamo quindi notare come la fatturazione elettronica e il Sistema di Interscambio rappresentano un’importante evoluzione nell’ambito delle transazioni commerciali, che offre notevoli vantaggi per le imprese e contribuisce a migliorare l’efficienza e la trasparenza del sistema economico italiano.

Di seguito, viene presentata una descrizione dettagliata e tecnica delle diverse notifiche per ciascun scenario.

Notifiche per lo scambio di fatture elettroniche tra privati (B2B e B2C)

  1. NS – Notifica di Scarto: Viene inviata al soggetto trasmittente quando la fattura non supera uno o più controlli effettuati dallo SdI, quali validazione XML, corrispondenza tra il codice fiscale del trasmittente e quello del soggetto emittente e altre verifiche previste dalla normativa. Il file fattura viene scartato e la fattura è considerata non emessa. Il mittente deve correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura.
  2. RC – Ricevuta di Consegna: La RC viene inviata quando il file fattura supera tutti i controlli effettuati dallo SdI e viene recapitato con successo al destinatario. La fattura è considerata emessa e consegnata, e il destinatario è tenuto a conservare il documento elettronico secondo le disposizioni vigenti.
  3. MC (caso 1) – Impossibilità di Recapito: Se il Sistema di Interscambio non riesce a consegnare il file fattura al destinatario per problemi tecnici o di altro tipo, invia la notifica MC al mittente. La fattura è comunque considerata emessa nei confronti dello Stato, ma il mittente deve adottare ulteriori azioni per consegnare la fattura al destinatario.
  4. MC (caso 2) – Messa a disposizione per soggetti non obbligati: Se il destinatario non è obbligato all’utilizzo della fatturazione elettronica, il cedente/prestatore deve compilare il campo “codice destinatario” con il valore “0000000”. In questo caso, il Sistema di Interscambio non recapita il documento al destinatario, ma lo rende disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Il mittente deve consegnare una copia della fattura al cliente in formato elettronico o cartaceo e informarlo della disponibilità del documento nell’area riservata.

Notifiche fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

how the interchange system works
le notifiche del sistema di interscambio amministrazione pubblica
  1. NS – Notifica di Scarto: Analogamente allo scambio tra privati, la notifica NS viene inviata al soggetto trasmittente quando la fattura non supera uno o più controlli effettuati dallo SdI nel contesto della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Il mittente deve correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura.
  2. NE – Notifica di Esito Cedente/Prestatore: Viene inviata dal Sistema di Interscambio al soggetto trasmittente per comunicare l’esito dei controlli effettuati sulla fattura ricevuta dalla Pubblica Amministrazione destinataria. L’esito può essere l’accettazione o il rifiuto della fattura. In caso di rifiuto, il mittente deve correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura.
  3. DT – Notifica Decorrenza Termini: La DT viene inviata sia al soggetto trasmittente che al ricevente per comunicare la decorrenza del termine limite per la comunicazione dell’accettazione o del rifiuto della fattura. Se il destinatario non comunica l’accettazione o il rifiuto entro il termine stabilito, la fattura si considera accettata.
  4. MC – Notifica di Mancata Consegna: Se l’SDI non riesce a consegnare il file fattura all’ente della Pubblica Amministrazione destinatario a causa di problemi tecnici esterni al sistema stesso, invia la notifica MC al mittente. Il mittente deve intraprendere ulteriori azioni per risolvere il problema e consegnare la fattura al destinatario.
  5. AT – Attestazione di Avvenuta Trasmissione con Impossibilità di Recapito: Se il problema di trasmissione non viene risolto entro i 10 giorni dall’invio della notifica MC, il Sistema di Interscambio invia la notifica AT al soggetto trasmittente. Questa notifica attesta la ricezione della fattura da parte dello SdI e l’impossibilità definitiva di recapitare il file all’ente della Pubblica Amministrazione destinatario. Il mittente deve intraprendere ulteriori azioni per risolvere il problema e consegnare la fattura al destinatario, in conformità con le disposizioni normative vigenti.

Final considerations

In sintesi, il Sistema di Interscambio (here il link per aderirvi) gestisce la fatturazione elettronica tra privati e la Pubblica Amministrazione, inviando notifiche specifiche ai mittenti in base all’esito delle operazioni di invio e consegna delle fatture. Tali notifiche forniscono informazioni dettagliate e tecniche sullo stato delle fatture e guidano i mittenti nelle azioni necessarie per risolvere eventuali problemi o per completare il processo di fatturazione elettronica.

Per garantirne il corretto funzionamento e la conformità con le normative vigenti, è importante che i soggetti coinvolti prestino attenzione alle comunicazioni ricevute e agiscano di conseguenza. Ciò può includere la correzione di errori nelle fatture, il tentativo di risolvere problemi tecnici, la comunicazione con gli enti della Pubblica Amministrazione o la messa a disposizione di fatture elettroniche a soggetti non obbligati all’utilizzo della fatturazione elettronica. Pertanto è opportuno comprendere le diverse tipologie di notifiche e le loro implicazioni tecniche.

 

 

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