L’obbligo della fatturazione elettronica in Italia
Dal 1 gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti residenti in Italia (B2B e B2C). Dal 1 luglio 2022, l’obbligo si è esteso anche ai contribuenti in regime forfettario con ricavi superiori a 25.000 euro, e dal 1 gennaio 2024 a tutti i forfettari senza distinzione di soglia.
Non si tratta più di una scelta: ogni impresa italiana, dal libero professionista alla grande azienda, deve emettere e ricevere fatture in formato elettronico XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Ma oltre all’obbligo normativo, la fatturazione elettronica rappresenta un’opportunità per digitalizzare i processi amministrativi e ridurre errori, costi e tempi.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il SdI è l’infrastruttura tecnologica che gestisce l’intero ciclo di vita della fattura elettronica. Il processo funziona in tre fasi:
- Emissione: il mittente genera la fattura in formato XML (FatturaPA), la firma digitalmente e la invia al SdI.
- Controllo: il SdI verifica la correttezza formale della fattura (partita IVA, formato XML, importi). Se la fattura supera i controlli, viene recapitata al destinatario; altrimenti viene scartata con una notifica di errore.
- Recapito: la fattura viene consegnata al destinatario tramite il codice destinatario (un codice alfanumerico di 7 caratteri) oppure tramite l’indirizzo PEC registrato.
I tempi di consegna sono generalmente rapidi: la maggior parte delle fatture viene recapitata entro pochi minuti dall’invio. Il SdI invia notifiche di consegna, accettazione o rifiuto sia al mittente che al destinatario.
Scegliere il software di fatturazione giusto
Il mercato offre numerose soluzioni per la fatturazione elettronica, dalle più semplici alle più integrate. La scelta dipende dalle dimensioni dell’azienda, dal volume di fatture e dalle esigenze di integrazione con altri sistemi.
Soluzioni per microimprese e professionisti
Per chi emette poche decine di fatture al mese, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi. È funzionale ma essenziale, senza automazioni o integrazioni. Soluzioni come Fatture in Cloud, Aruba e Register.it offrono piani a partire da pochi euro al mese con interfacce più moderne e funzionalità aggiuntive come preventivi, scadenzario e report.
Soluzioni per PMI
Le PMI con volumi significativi di fatturazione necessitano di soluzioni più robuste. TeamSystem, Zucchetti, Danea Easyfatt e Buffetti offrono software completi che gestiscono il ciclo attivo e passivo, con integrazioni contabili, gestione del magazzino e reportistica avanzata. Questi software si collegano al SdI tramite intermediari accreditati, semplificando la gestione tecnica.
Criteri di scelta
- Volume di fatture: alcuni piani hanno limiti mensili o annuali.
- Ciclo passivo: la ricezione e gestione delle fatture fornitori è altrettanto importante dell’emissione.
- Conservazione digitale: il software deve offrire la conservazione a norma per 10 anni (obbligo di legge).
- Integrazione: la possibilità di collegarsi al gestionale, al CRM o all’e-commerce è un fattore decisivo per l’efficienza.
- Facilità d’uso: un’interfaccia intuitiva riduce gli errori e il tempo necessario per ogni fattura.
Integrazione con il gestionale aziendale
Il vero salto di qualità nella fatturazione elettronica avviene quando il software di fatturazione è integrato con il gestionale aziendale. In questo scenario, la fattura viene generata automaticamente alla chiusura dell’ordine, senza necessità di doppia digitazione. I dati del cliente, i prodotti, i prezzi e le condizioni di pagamento vengono prelevati direttamente dal gestionale.
L’integrazione può avvenire in diversi modi:
- Nativa: il gestionale include un modulo di fatturazione elettronica integrato (es. TeamSystem, Zucchetti).
- Via API: il gestionale si collega al servizio di fatturazione tramite interfacce programmatiche, scambiando dati in tempo reale.
- Import/export: il gestionale esporta i dati in formato CSV o XML, che vengono importati nel software di fatturazione.
Questa integrazione rientra in un percorso più ampio di trasformazione digitale che punta a eliminare i processi manuali e ridurre i margini di errore. Abbinata a un CRM ben configurato, permette di avere una visione completa del ciclo di vita del cliente, dal primo contatto alla fatturazione.
Conservazione digitale a norma
La normativa italiana impone la conservazione delle fatture elettroniche per almeno 10 anni, in un formato che ne garantisca l’integrità, l’autenticità e la leggibilità nel tempo. Questo processo, chiamato conservazione sostitutiva o conservazione digitale, deve rispettare le regole tecniche dell’AgID.
L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione per le fatture transitate dal SdI, attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi. Tuttavia, questo servizio conserva solo le fatture: per avere una conservazione completa che includa anche altri documenti fiscali (libro giornale, registri IVA, contratti), è necessario affidarsi a un conservatore accreditato.
Aspetti chiave della conservazione a norma:
- Firma digitale: i pacchetti di archiviazione devono essere firmati digitalmente dal responsabile della conservazione.
- Marca temporale: certifica la data di conservazione, garantendo la collocazione temporale certa del documento.
- Manuale della conservazione: documento obbligatorio che descrive il processo, i ruoli e le responsabilità.
- Accessibilità: i documenti conservati devono essere recuperabili e leggibili in qualsiasi momento durante il periodo di conservazione.
Errori comuni nella fatturazione elettronica
Anche con un buon software, alcuni errori ricorrono con frequenza:
- Codice destinatario errato: se il codice è sbagliato, la fattura finisce nel cassetto fiscale del destinatario ma non viene recapitata al suo software. È fondamentale verificare il codice con il cliente prima della prima emissione.
- Formato date e importi: il formato XML ha regole precise. Gli importi devono usare il punto come separatore decimale, le date il formato AAAA-MM-GG.
- Autofatture e reverse charge: le operazioni con fornitori esteri o in regime di reverse charge richiedono l’emissione di autofatture con codici tipo documento specifici (TD17, TD18, TD19).
- Tempistiche di emissione: la fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo.
Se hai bisogno di aiuto per scegliere e configurare un software di fatturazione elettronica o per integrarlo con il tuo gestionale, G Tech Group può affiancarti in ogni fase del processo. Scrivici a su*****@********up.it oppure contattaci via WhatsApp al 0465 84 62 45.