Dal 25 maggio 2018 il GDPR (General Data Protection Regulation) ha cambiato radicalmente il modo in cui le aziende europee raccolgono, trattano e conservano i dati personali. A oltre un anno dalla sua entrata in vigore, molti siti web italiani non sono ancora pienamente conformi, rischiando sanzioni che possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo. Se gestisci un sito web che raccoglie dati degli utenti — e praticamente tutti lo fanno — ecco cosa devi sapere e fare per essere in regola.
Cosa prevede il GDPR per i siti web
Il GDPR si applica a qualsiasi sito web che tratta dati personali di cittadini dell’Unione Europea, indipendentemente da dove si trova il server. Per “dato personale” si intende qualsiasi informazione che possa identificare una persona: nome, email, indirizzo IP, cookie di tracciamento, comportamento di navigazione. In pratica, ogni sito web tratta dati personali.
I documenti obbligatori per il tuo sito
Ogni sito web deve avere almeno due documenti fondamentali:
Privacy Policy
La privacy policy (o informativa sulla privacy) deve spiegare in modo chiaro e comprensibile:
- Chi è il titolare del trattamento dei dati e come contattarlo
- Quali dati vengono raccolti e con quali finalità
- Su quale base giuridica si fonda il trattamento (consenso, legittimo interesse, esecuzione contrattuale)
- Per quanto tempo vengono conservati i dati
- Se i dati vengono trasferiti fuori dall’UE (ad esempio usando servizi come Google Analytics o Mailchimp)
- Quali sono i diritti dell’utente (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità)
Cookie Policy
Se il tuo sito utilizza cookie — e quasi certamente lo fa — devi avere una cookie policy separata che elenchi tutti i cookie attivi, la loro finalità e la durata. Inoltre, devi implementare un cookie banner che permetta all’utente di accettare o rifiutare i cookie non essenziali prima che vengano attivati. Il semplice “Continuando la navigazione accetti i cookie” non è più sufficiente dal punto di vista legale.
Per approfondire come gestire il consenso in modo conforme, leggi il nostro articolo su Google Consent Mode e la gestione del consenso.
Il registro dei trattamenti
Il GDPR richiede alle aziende con più di 250 dipendenti (o che trattano dati sensibili) di mantenere un registro dei trattamenti. Tuttavia, è buona pratica per qualsiasi azienda tenere documentato:
- Quali dati raccoglie e perché
- Chi ha accesso ai dati
- Quali misure di sicurezza sono state adottate
- Quali fornitori terzi trattano i dati (sub-responsabili)
Form, newsletter e consenso
Ogni form del tuo sito che raccoglie dati personali deve rispettare precisi requisiti:
- Consenso esplicito: l’utente deve spuntare attivamente una casella, mai pre-selezionata
- Finalità specifiche: se raccogli l’email per la newsletter e anche per invii commerciali, servono due consensi separati
- Informativa linkata: vicino al form deve esserci un link alla privacy policy
- Prova del consenso: devi poter dimostrare quando e come l’utente ha dato il consenso
Questo vale anche per i sistemi di social login: anche quando l’utente accede tramite Facebook o Google, devi informarlo su come utilizzerai i suoi dati.
Il problema di Google Analytics e i trasferimenti extra-UE
Uno degli aspetti più discussi del GDPR riguarda i trasferimenti di dati personali verso paesi fuori dall’UE, in particolare gli Stati Uniti. Servizi come Google Analytics, Facebook Pixel, Mailchimp e molti altri trasferiscono dati degli utenti europei su server americani. Dopo l’invalidazione del Privacy Shield da parte della Corte di Giustizia UE (sentenza Schrems II), la base giuridica per questi trasferimenti è diventata incerta. Come minimo, dovresti:
- Attivare l’anonimizzazione dell’IP in Google Analytics
- Raccogliere il consenso esplicito prima di attivare script di tracciamento
- Documentare le clausole contrattuali standard con i fornitori extra-UE
- Valutare alternative europee per i servizi più critici
Cosa fare se ricevi una richiesta di accesso o cancellazione
Il GDPR garantisce agli utenti il diritto di richiedere l’accesso, la modifica o la cancellazione dei propri dati. Devi essere in grado di rispondere a queste richieste entro 30 giorni. Per farlo efficacemente:
- Sappi esattamente dove sono conservati i dati degli utenti (database, email, CRM, servizi terzi)
- Definisci una procedura interna per gestire le richieste
- Designa un referente privacy che possa rispondere tempestivamente
La conformità non è un costo ma un investimento
Essere conformi al GDPR non serve solo a evitare sanzioni: è un modo per costruire fiducia con i tuoi utenti e clienti. In un’epoca in cui la consapevolezza sulla privacy è in costante crescita, un sito che gestisce i dati in modo trasparente si distingue dalla concorrenza. Parti dai documenti obbligatori, configura un cookie banner conforme e rivedi periodicamente i tuoi processi di raccolta dati. Anche se sembra complicato, con il giusto supporto è più semplice di quanto pensi.
Hai bisogno di rendere il tuo sito conforme al GDPR? G Tech Group può aiutarti con un audit completo della privacy, configurazione del cookie banner e redazione dei documenti necessari. Scrivici a su*****@********up.it o su WhatsApp al numero 0465 84 62 45.