La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento che ogni azienda italiana dovrebbe conoscere e utilizzare correttamente. Con valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno, la PEC è diventata obbligatoria per imprese e professionisti e rappresenta un pilastro della comunicazione ufficiale nel nostro Paese. In questa guida pratica vediamo come funziona, quando è obbligatoria e come scegliere il provider migliore per le tue esigenze.
Cos’è la PEC e Come Funziona
La PEC è un sistema di posta elettronica che garantisce l’invio, la ricezione e il contenuto di un messaggio attraverso ricevute con valore legale. A differenza di un’email ordinaria, quando invii una PEC ricevi due certificazioni:
- Ricevuta di accettazione: conferma che il tuo messaggio è stato preso in carico dal gestore PEC del mittente
- Ricevuta di avvenuta consegna: conferma che il messaggio è stato recapitato nella casella PEC del destinatario
Queste ricevute hanno pieno valore legale e possono essere utilizzate in tribunale come prova dell’avvenuta comunicazione. Il sistema funziona attraverso gestori autorizzati da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che garantiscono la sicurezza e l’integrità delle comunicazioni.
Per chi desidera un approfondimento tecnico completo sul funzionamento della PEC, abbiamo pubblicato una guida completa alla Posta Elettronica Certificata che copre ogni aspetto nel dettaglio.
Chi È Obbligato ad Avere una PEC
La normativa italiana ha progressivamente esteso l’obbligo della PEC a diverse categorie di soggetti:
- Tutte le imprese: società di capitali (SRL, SPA), società di persone (SNC, SAS), ditte individuali iscritte al Registro delle Imprese
- Professionisti iscritti agli Albi: avvocati, commercialisti, ingegneri, medici, architetti e tutti i professionisti ordinistici
- Pubbliche amministrazioni: tutti gli enti pubblici devono comunicare tramite PEC
L’indirizzo PEC deve essere comunicato al Registro delle Imprese (per le aziende) o al proprio Ordine professionale (per i professionisti). La mancata comunicazione può comportare sanzioni e, in alcuni casi, la sospensione dall’albo.
PEC e Fatturazione Elettronica
La PEC gioca un ruolo importante anche nella fatturazione elettronica. Sebbene il canale principale per la ricezione delle fatture elettroniche sia il Sistema di Interscambio (SDI) attraverso il codice destinatario, la PEC può essere utilizzata come canale alternativo per ricevere le fatture. Questo è particolarmente utile per le piccole imprese che non dispongono di un software di fatturazione con codice SDI dedicato.
Quando Utilizzare la PEC
Oltre agli obblighi di legge, la PEC è particolarmente utile in numerose situazioni pratiche:
- Comunicazioni con la Pubblica Amministrazione: INPS, Agenzia delle Entrate, Camera di Commercio, Comuni
- Disdette contrattuali: rescissione di contratti con operatori telefonici, fornitori di servizi, locazioni
- Messa in mora: richieste formali di pagamento con valore legale
- Invio di documenti ufficiali: preventivi, contratti, comunicazioni societarie
- Candidature per bandi e gare: molti bandi pubblici richiedono l’invio della documentazione tramite PEC
- Comunicazioni tra professionisti: scambio di documenti legali tra avvocati, notai, commercialisti
Come Scegliere il Provider PEC
Non tutti i servizi PEC sono uguali. Ecco i fattori da considerare nella scelta del provider:
Capienza della Casella
Lo spazio di archiviazione è un aspetto fondamentale. Le PEC con allegati pesanti possono riempire rapidamente una casella limitata. I piani base partono solitamente da 1 GB, ma per un uso professionale si consigliano almeno 2-5 GB. Alcuni provider offrono piani con spazio illimitato o facilmente espandibile.
Affidabilità e Uptime
Una PEC che non funziona nel momento del bisogno è inutile. Verifica che il provider garantisca un uptime elevato (almeno 99.9%) e che offra supporto tecnico tempestivo in caso di problemi.
Facilità d’Uso
La PEC deve essere accessibile e intuitiva. Valuta la qualità dell’interfaccia webmail, la compatibilità con i client di posta (Outlook, Thunderbird, Mail di Apple) e la disponibilità di app mobili per iOS e Android.
I Principali Provider in Italia
Tra i gestori PEC autorizzati da AgID, i più diffusi sono:
- Aruba PEC: il più economico, a partire da 5 euro/anno, con 1 GB di spazio
- Legalmail (InfoCert): molto diffuso tra i professionisti, con archivio a norma integrato
- PEC di Register.it: buon rapporto qualità-prezzo con interfaccia moderna
- Postecert (Poste Italiane): integrato con l’ecosistema Poste, comodo per chi usa già i loro servizi
- PEC di Namirial: specializzato nel mondo legale, con firma digitale integrata
Consigli Pratici per l’Uso della PEC
Per sfruttare al meglio la tua PEC aziendale, tieni presente queste buone pratiche:
- Controlla la casella regolarmente: le comunicazioni PEC hanno valore legale dal momento della consegna, indipendentemente dal fatto che tu le abbia lette
- Non usarla come email ordinaria: la PEC è pensata per comunicazioni ufficiali, non per la corrispondenza quotidiana
- Conserva le ricevute: archivia sempre le ricevute di accettazione e consegna, specialmente per comunicazioni importanti
- Gestisci lo spazio: elimina periodicamente i messaggi vecchi o spostali in un archivio esterno per evitare di riempire la casella
- Rinnova per tempo: se la PEC scade, perdi l’accesso ai messaggi e la capacità di inviare e ricevere comunicazioni certificate
- Aggiorna l’indirizzo: se cambi provider PEC, comunica tempestivamente il nuovo indirizzo al Registro delle Imprese o all’Ordine professionale
PEC e Digitalizzazione Aziendale
La PEC si inserisce in un quadro più ampio di digitalizzazione dei processi aziendali. Insieme alla firma digitale, alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva, rappresenta uno dei mattoni fondamentali della transizione al digitale per le imprese italiane. Per approfondire il tema della digitalizzazione e le opportunità che offre, ti consigliamo il nostro articolo sulla trasformazione digitale e cosa significa per le PMI italiane.
Il sistema PEC italiano sta inoltre evolvendo verso lo standard europeo REM (Registered Electronic Mail), che permetterà l’interoperabilità con sistemi analoghi di altri Paesi dell’Unione Europea. Questo renderà la PEC ancora più importante per le aziende che operano a livello internazionale.
La PEC Come Strumento di Lavoro Quotidiano
Non sottovalutare l’importanza di una PEC correttamente configurata e monitorata. È uno strumento legale a tutti gli effetti, e la mancata lettura o il mancato rinnovo possono avere conseguenze concrete dal punto di vista giuridico e commerciale. Trattala con la stessa attenzione che riserveresti alla corrispondenza raccomandata cartacea.
Se hai bisogno di assistenza nella scelta, configurazione o migrazione della tua PEC aziendale, il team di G Tech Group è a tua disposizione. Contattaci a su*****@********up.it oppure su WhatsApp al 0465 84 62 45: ti aiuteremo a scegliere la soluzione più adatta e a configurarla correttamente su tutti i tuoi dispositivi.