Planner e To Do: Due Strumenti Complementari per la Produttività
All’interno dell’ecosistema Microsoft 365, Microsoft Planner e Microsoft To Do rappresentano i due strumenti principali per la gestione delle attività, ma con scopi differenti e complementari. Planner è progettato per la gestione dei progetti di team, mentre To Do si concentra sulla produttività personale e sull’organizzazione delle attività individuali.
Per le piccole e medie imprese italiane, comprendere come utilizzare al meglio questi due strumenti e farli lavorare insieme significa migliorare sensibilmente l’organizzazione del lavoro quotidiano. Le attività di team vengono gestite su Planner con visibilità condivisa, mentre ogni membro del team tiene traccia delle proprie priorità personali su To Do, il tutto in modo sincronizzato e integrato.
Microsoft Planner: La Board per il Project Management di Team
La Struttura: Piani, Bucket e Attività
Microsoft Planner organizza il lavoro in una struttura gerarchica semplice e intuitiva. Ogni progetto corrisponde a un Piano, che può essere associato a un gruppo Microsoft 365. All’interno del piano, le attività vengono organizzate in Bucket, ovvero colonne che raggruppano le attività per categoria, fase o qualsiasi criterio utile al team. Ad esempio, un piano di marketing potrebbe avere i bucket “Idee”, “In lavorazione”, “In revisione” e “Completato”.
Ogni attività in Planner può contenere una serie di informazioni dettagliate: titolo, descrizione, assegnatario (uno o più membri del team), data di scadenza, livello di priorità (urgente, importante, medio, basso), etichette colorate per la categorizzazione, checklist per i sotto-passaggi, allegati e commenti. Questa ricchezza di dettagli rende Planner adatto anche a progetti complessi con molte attività interconnesse.
Le Viste: Board, Grafici, Pianificazione e Elenco
Planner offre diverse viste per visualizzare le attività nel modo più utile al contesto:
- Vista Board: la vista kanban classica con le colonne dei bucket, ideale per avere una panoramica immediata dello stato del progetto
- Vista Grafici: mostra statistiche visive sullo stato delle attività, il carico di lavoro per membro e le priorità
- Vista Pianificazione: un calendario che mostra le attività distribuite nel tempo, utile per verificare le scadenze
- Vista Elenco: una lista compatta di tutte le attività con filtri e ordinamento per colonne
La possibilità di passare rapidamente da una vista all’altra consente a ogni membro del team di trovare l’informazione che cerca nel formato più adatto. Il project manager può preferire la vista Grafici per monitorare l’avanzamento complessivo, mentre il singolo operativo può lavorare nella vista Board per gestire le proprie attività quotidiane.
Microsoft To Do: L’Organizzazione Personale Quotidiana
La Lista “La Mia Giornata”
Microsoft To Do si distingue per una funzionalità particolarmente efficace: la lista “La Mia Giornata” (My Day). Ogni mattina, l’utente può selezionare tra tutte le proprie attività quelle da affrontare nella giornata corrente, creando una lista focalizzata e gestibile. Questa pratica, ispirata alle metodologie di produttività più efficaci, aiuta a mantenere la concentrazione sulle priorità evitando il senso di sovraccarico.
To Do offre suggerimenti intelligenti basati sulle scadenze, sulle attività aggiunte di recente e su quelle non completate nei giorni precedenti. Ogni sera, la lista “La Mia Giornata” si resetta automaticamente, incoraggiando una pianificazione consapevole ogni mattina.
Liste, Gruppi e Attività con Passaggi
To Do consente di creare liste personalizzate per organizzare le attività per progetto, area o qualsiasi criterio personale. Le liste possono essere raggruppate in cartelle per mantenere l’ordine quando il numero di liste cresce. Ogni attività può includere passaggi (sotto-attività), note, file allegati, date di scadenza e promemoria. Le attività ricorrenti possono essere configurate per ripetersi automaticamente a intervalli regolari.
L’Integrazione tra Planner e To Do
La vera potenza di questi strumenti emerge quando vengono utilizzati insieme. Le attività assegnate a un utente in Planner vengono automaticamente sincronizzate in To Do, apparendo nella lista dedicata “Assegnate a te”. Questo significa che un membro del team può vedere tutte le proprie attività, sia personali che di progetto, in un unico luogo.
Il flusso di lavoro ideale per una PMI è il seguente: il responsabile di progetto crea e assegna le attività su Planner, dove tutto il team ha visibilità sullo stato complessivo del progetto. Ogni membro del team apre To Do al mattino, consulta le attività assegnate insieme alle proprie attività personali, e compone la lista “La Mia Giornata” con le priorità della giornata.
Planner Integrato in Microsoft Teams
L’integrazione con Microsoft Teams rende Planner ancora più accessibile e naturale da utilizzare. È possibile aggiungere un piano come tab all’interno di qualsiasi canale Teams: il team può così gestire le attività senza uscire dalla piattaforma di comunicazione principale. Le notifiche di scadenza e le assegnazioni vengono comunicate direttamente nel feed di attività di Teams.
Inoltre, è possibile creare attività Planner direttamente da un messaggio Teams: se durante una riunione o una conversazione emerge un’azione da compiere, basta selezionare il messaggio e trasformarlo in un’attività Planner con un clic. L’attività viene automaticamente collegata al messaggio originale, mantenendo il contesto della decisione.
Scenari d’Uso per le PMI Italiane
Gestione Progetti Interni
Un’azienda che deve gestire il lancio di un nuovo prodotto può creare un piano Planner con i bucket per ogni fase: Ricerca, Sviluppo, Marketing, Lancio. Ogni attività viene assegnata al responsabile con una scadenza precisa. I grafici mostrano in tempo reale la percentuale di completamento e il carico di lavoro di ciascun membro.
Onboarding Nuovi Dipendenti
Il processo di inserimento di un nuovo dipendente coinvolge più reparti: IT deve preparare le credenziali, HR deve gestire la documentazione, il responsabile deve pianificare la formazione. Un piano Planner dedicato all’onboarding con checklist dettagliate assicura che nessun passaggio venga dimenticato e che ogni reparto completi le proprie attività nei tempi previsti.
Gestione Attività Ricorrenti
Le attività operative ricorrenti, come le manutenzioni periodiche, le scadenze normative, i controlli qualità o gli aggiornamenti del sito web, possono essere gestite con To Do tramite le attività ricorrenti. Il sistema genera automaticamente l’attività al momento previsto, assicurando che nulla venga trascurato. La combinazione con Power Automate permette di automatizzare ulteriormente il processo con notifiche e escalation automatiche.
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