Sì, oggi puoi emettere una fattura elettronica direttamente dallo smartphone o dal tablet grazie alle app per la fattura elettronica: bastano pochi tocchi per compilare il documento, inviarlo al Sistema di Interscambio (SdI) e conservarlo a norma, anche quando sei fuori ufficio. In questo articolo vediamo come funziona la fattura elettronica da smartphone, quali vantaggi offre la mobilità e a cosa fare attenzione.
Perché usare un’app per la fattura elettronica
La fattura elettronica è obbligatoria, tramite SdI, per quasi tutte le partite IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario dal 2024. Non è più possibile consegnare al cliente una semplice fattura cartacea o un PDF: il documento deve essere generato in formato XML e transitare dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Un’app dedicata semplifica tutto questo processo, portandolo nel palmo della tua mano.
Chi lavora spesso in trasferta – artigiani, agenti di commercio, professionisti, tecnici, liberi professionisti – trova nelle app per fattura elettronica uno strumento comodo per non accumulare arretrati e per fatturare subito, appena concluso un lavoro o una vendita.
Cosa puoi fare da smartphone o tablet
Le principali app di fatturazione permettono, da mobile, di svolgere quasi tutte le operazioni che faresti da computer:
- Creare e inviare fatture elettroniche in formato XML verso lo SdI;
- Gestire l’anagrafica clienti, con codice destinatario e partita IVA salvati per riutilizzarli;
- Emettere preventivi e trasformarli in fattura con un tocco;
- Monitorare gli incassi e lo stato delle fatture (inviate, consegnate, scartate);
- Fotografare spese e scontrini per tenere sotto controllo i costi;
- Consultare l’archivio delle fatture emesse e ricevute ovunque tu sia.
I vantaggi della fatturazione in mobilità
Velocità e puntualità
Emettere la fattura sul posto ti aiuta a rispettare i termini di invio: la fattura immediata va trasmessa entro 12 giorni dall’operazione, mentre la differita entro il giorno 15 del mese successivo. Fatturare subito dal telefono riduce il rischio di dimenticanze e ritardi.
Meno errori
Le app precompilano molti campi (aliquote, dati anagrafici, codici) e segnalano incongruenze prima dell’invio, riducendo il rischio di scarto da parte dello SdI.
Dati sempre con te
Con l’archivio in cloud consulti fatture, clienti e incassi da qualsiasi dispositivo, senza portarti dietro faldoni o file sparsi.
A cosa fare attenzione
Prima di scegliere un’app, verifica alcuni aspetti importanti:
| Aspetto | Perché conta |
|---|---|
| Invio diretto allo SdI | Deve trasmettere l’XML senza passaggi manuali sul portale dell’Agenzia. |
| Conservazione a norma | Le fatture vanno conservate digitalmente per 10 anni: verifica che sia inclusa. |
| Gestione del bollo | Utile per forfettari: il bollo da 2,00 € va applicato sulle fatture senza IVA oltre 77,47 €. |
| Sincronizzazione | App e versione desktop dovrebbero condividere lo stesso archivio. |
| Sicurezza | Accesso protetto e backup dei dati fiscali. |
Ricorda che l’app è uno strumento operativo: la responsabilità fiscale dei dati inseriti resta tua. Un buon software ti guida, ma i codici (come il codice destinatario a 7 cifre, o 0000000 con PEC quando il cliente non lo ha) e gli importi vanno inseriti correttamente.
App e versione desktop: due strumenti che si integrano
L’app non sostituisce necessariamente il lavoro da computer: nella maggior parte dei casi i due strumenti condividono lo stesso archivio in cloud, così puoi iniziare una fattura dallo smartphone e completarla dal desktop, o viceversa. Questa continuità è particolarmente utile per chi lavora sia in ufficio sia sul campo: durante la trasferta emetti la fattura al volo, mentre in ufficio ti dedichi a operazioni più complesse come note di credito, report periodici o la gestione dei clienti abituali.
Un altro vantaggio pratico riguarda gli incassi: fatturando subito, il cliente riceve prima il documento e questo può accelerare il pagamento. Alcune app permettono anche di allegare alla fattura un link o un QR code di pagamento, semplificando la riscossione soprattutto per chi vende servizi o prestazioni sul posto.
Chi trae più vantaggio dalla fatturazione mobile
- Artigiani e installatori che chiudono il lavoro a casa del cliente;
- Agenti e rappresentanti sempre in movimento;
- Professionisti e consulenti che vogliono fatturare subito dopo l’incontro;
- Piccoli commercianti e ambulanti che operano in più sedi;
- Forfettari che desiderano gestire tutto senza un ufficio fisso.
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Domande frequenti
Posso emettere una fattura elettronica solo dallo smartphone?
Sì. Le app di fatturazione permettono di creare, inviare e conservare fatture elettroniche senza usare il computer, purché l’app trasmetta l’XML al Sistema di Interscambio.
L’app va bene anche per i forfettari?
Sì. I forfettari sono obbligati alla fattura elettronica dal 2024 e possono gestire tutto da app, inclusi la natura di esenzione IVA e il bollo da 2,00 € quando dovuto.
Le fatture inviate da app sono conservate a norma?
Dipende dal servizio: verifica che l’app includa la conservazione digitale a norma per 10 anni, altrimenti dovrai provvedere separatamente.
Serve una connessione internet?
Sì, per inviare la fattura allo SdI serve la connessione. Alcune app consentono di preparare le fatture offline e trasmetterle appena torni online.