Se usi l’auto o il furgone per lavoro, la fattura elettronica per il carburante è un passaggio fondamentale per poter detrarre l’IVA e dedurre il costo dei rifornimenti. Dal momento in cui la scheda carburante cartacea è stata superata, ogni acquisto di benzina, gasolio o GPL destinato all’attività deve essere documentato tramite fattura elettronica, transitata dal Sistema di Interscambio (SdI) come qualsiasi altra fattura. In questa guida vediamo come funziona, come ottenerla anche al self-service e quali strumenti e app semplificano la vita.
Perché serve la fattura elettronica per il carburante
Per i titolari di partita IVA, il costo del carburante è deducibile e l’IVA è detraibile solo se l’acquisto è documentato correttamente e pagato con strumenti tracciabili (carte di credito, carte di debito, carte prepagate, carte carburante). La fattura elettronica è il documento che certifica l’operazione ai fini fiscali. Senza fattura e senza pagamento tracciabile, il rifornimento non è deducibile.
Il semplice scontrino o il documento rilasciato dalla pompa, da soli, non bastano: serve la fattura elettronica intestata alla tua partita IVA, con i dati corretti e il codice destinatario.
Come funziona la fattura elettronica del carburante
Il meccanismo è lo stesso delle altre fatture:
- Comunichi al distributore i tuoi dati fiscali (partita IVA, codice destinatario o PEC).
- Il gestore emette la fattura elettronica e la invia allo SdI.
- La fattura arriva nel tuo canale (portale Fatture e Corrispettivi, PEC o software) e la trovi tra le fatture ricevute.
La fattura deve riportare la natura del carburante e l’importo. Ricorda che la deducibilità del costo e la detraibilità dell’IVA dipendono dall’uso del veicolo (uso esclusivo aziendale, uso promiscuo, categorie particolari come agenti o autotrasportatori): su questi aspetti conviene sempre confrontarsi con il proprio commercialista.
Un aspetto importante riguarda il codice destinatario: quando comunichi i tuoi dati al gestore o li registri nell’app, indica il codice destinatario di 7 cifre associato al tuo canale telematico oppure, se non ne hai uno, il codice 0000000 abbinato alla tua PEC. In questo modo la fattura ti viene recapitata correttamente tra i documenti ricevuti e non rischi di trovarti con rifornimenti non fatturati a fine mese. Se acquisti spesso presso lo stesso distributore, verifica una volta sola che i dati memorizzati siano esatti: eviterai di doverli ricontrollare a ogni pieno.
La fattura elettronica al self-service
Il caso più frequente di dubbio è il rifornimento self-service, magari di notte o senza personale in cassa. Come si ottiene la fattura elettronica quando non c’è nessuno che la emette sul momento? Le modalità più diffuse sono:
1. App e sistemi del gestore
Molte reti di distribuzione mettono a disposizione app dedicate o aree web in cui, dopo aver registrato la tua partita IVA e i dati fiscali, puoi richiedere la fattura elettronica del rifornimento appena effettuato. In alcuni casi la fattura viene generata automaticamente in base al pagamento con la carta collegata all’app.
2. Terminali e totem in stazione
Alcuni impianti dispongono di totem o terminali dove inserisci i dati e la targa per ottenere la fattura del rifornimento self.
3. Carte carburante aziendali
Con le carte carburante dedicate alle imprese, i rifornimenti vengono raccolti e fatturati periodicamente (in genere in un’unica fattura riepilogativa), con pagamento già tracciabile per costruzione.
App e strumenti: cosa cercare
Quando valuti un’app per la fattura elettronica del carburante, verifica che offra:
| Caratteristica | Perché è utile |
|---|---|
| Memorizzazione dei dati fiscali | Non devi reinserire partita IVA e codice destinatario ogni volta |
| Emissione automatica dopo il pagamento | Riduce il rischio di dimenticare la fattura |
| Archivio dei rifornimenti | Ritrovi facilmente le fatture per la contabilità |
| Pagamento tracciabile integrato | Requisito indispensabile per la detraibilità |
Buone pratiche per non perdere detrazioni
- Paga sempre in modo tracciabile: è il presupposto per dedurre il costo e detrarre l’IVA.
- Controlla i dati in fattura: partita IVA e codice destinatario corretti evitano fatture da rifiutare o correggere.
- Archivia con ordine: le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni.
- Non confondere uso privato e aziendale: la percentuale di deducibilità dipende dal tipo di veicolo e di utilizzo.
Domande frequenti
Posso detrarre l’IVA del carburante con la sola ricevuta della pompa?
No. Serve la fattura elettronica intestata alla tua partita IVA e il pagamento con uno strumento tracciabile. Il documento rilasciato dal distributore, da solo, non è sufficiente.
Come ottengo la fattura se rifornisco al self-service senza personale?
Attraverso l’app o l’area web del gestore, i totem in stazione o una carta carburante aziendale, che raccoglie e fattura i rifornimenti.
Il carburante è sempre deducibile al 100%?
No, dipende dal veicolo e dall’uso (esclusivo o promiscuo) e da eventuali regimi particolari. Verifica la percentuale corretta con il tuo commercialista.
Dove trovo le fatture del carburante ricevute?
Nell’area di consultazione del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, nella PEC o nel tuo software di fatturazione, tra le fatture ricevute.
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