La conservazione della fattura elettronica non è un dettaglio facoltativo: è un obbligo di legge. Ogni fattura elettronica emessa e ricevuta deve essere conservata in modalità digitale a norma (la cosiddetta conservazione sostitutiva) per 10 anni. Non basta salvare il file XML su un computer o in una cartella: la conservazione a norma è un processo tecnico e giuridico che garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo del documento. Vediamo cosa comporta, cos’è la conservazione sostitutiva, il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e come i software la includono.
Perché salvare l’XML non basta
Molti pensano che, avendo il file XML della fattura sul proprio PC, l’obbligo sia assolto. Non è così. La normativa richiede una conservazione a norma, cioè un processo che assicuri:
- Autenticità: il documento è realmente quello emesso, non manomesso;
- Integrità: il contenuto non è stato alterato nel tempo;
- Leggibilità: il documento resta consultabile per tutta la durata dell’obbligo;
- Reperibilità: si può ricercare ed estrarre in caso di controllo.
Un semplice backup non offre queste garanzie giuridiche. Per questo esiste la conservazione sostitutiva.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) è il processo con cui i documenti informatici acquistano e mantengono pieno valore legale nel tempo, sostituendo di fatto l’archivio cartaceo. Si basa su elementi tecnici come i riferimenti temporali (marca temporale) e le firme digitali applicate a pacchetti di documenti, secondo regole tecniche definite dalla normativa italiana sulla conservazione digitale.
Il risultato è un archivio che, in caso di verifica fiscale, ha lo stesso valore probatorio dei vecchi faldoni cartacei, ma è digitale, ordinato e immediatamente consultabile.
Quanto tempo si conservano le fatture elettroniche
L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, come per i documenti fiscali in generale, è di 10 anni. Questo periodo riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute. È quindi importante impostare fin da subito un sistema che copra l’intero decennio senza rischio di perdere i file.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione, all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”, un servizio di conservazione a norma gratuito per le fatture elettroniche transitate dallo SdI. È una soluzione utile soprattutto per chi ha volumi contenuti e vuole assolvere l’obbligo senza costi aggiuntivi.
Alcuni aspetti da considerare:
- Va attivato con un’adesione esplicita: non è automatico per il solo fatto di usare lo SdI. Occorre aderire all’apposito accordo di servizio nell’area riservata.
- Una volta aderito, le fatture emesse e ricevute che passano dallo SdI vengono portate in conservazione a norma.
- Restano fuori i documenti che non transitano dallo SdI: per quelli serve una soluzione dedicata.
Verificare di aver effettivamente aderito al servizio è un controllo importante: molti credono di essere “a posto” solo perché emettono e-fatture, mentre l’adesione alla conservazione è un passaggio distinto.
La conservazione inclusa nei software di fatturazione
La maggior parte dei software di fatturazione elettronica offre un servizio di conservazione a norma integrato. È spesso la soluzione più comoda perché:
- è automatica: ogni fattura emessa o ricevuta viene portata in conservazione senza operazioni manuali;
- tiene insieme emissione, ricezione, ricerca e conservazione in un unico ambiente;
- facilita l’estrazione dei documenti in caso di controllo o cambio fornitore;
- copre anche documenti che non passano necessariamente dallo SdI, a seconda del servizio.
Quando si sceglie un software, è utile verificare che la conservazione a norma sia inclusa e per quanti anni, così da non doversi preoccupare della gestione tecnica.
Buone pratiche per non rischiare
- Scegli una sola soluzione di conservazione ed evita sovrapposizioni o buchi tra un fornitore e l’altro.
- Verifica l’adesione al servizio scelto (che sia quello dell’Agenzia o del tuo software): l’obbligo scatta solo se il processo è attivo.
- Conserva anche le fatture ricevute, non solo quelle emesse.
- In caso di cambio software, assicurati di poter esportare o mantenere l’accesso all’archivio conservato per l’intero decennio.
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Domande frequenti
Per quanti anni vanno conservate le fatture elettroniche?
10 anni, sia quelle emesse sia quelle ricevute, in modalità di conservazione digitale a norma.
Basta salvare il file XML sul computer?
No. Serve la conservazione a norma (sostitutiva), che garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento nel tempo. Un semplice backup non ha valore legale equivalente.
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate è davvero gratuito?
Sì, per le fatture transitate dallo SdI, ma va attivato con un’adesione esplicita nell’area riservata: non è automatico. I documenti che non passano dallo SdI non rientrano.
Cosa succede se cambio software di fatturazione?
Devi assicurarti di poter esportare o continuare ad accedere all’archivio conservato per tutto il decennio, evitando buchi nella conservazione tra il vecchio e il nuovo fornitore.