L’emissione della fattura elettronica è il momento in cui il documento viene generato e trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI). Capire quando una fattura si considera “emessa” è fondamentale, perché da lì dipendono i termini da rispettare e la corretta imputazione dell’IVA. In questo articolo chiariamo cosa significa emissione, la differenza tra data dell’operazione e data di trasmissione, e la distinzione tra fattura immediata e differita.
Cosa significa “emessa” per una fattura elettronica
Nel mondo cartaceo una fattura si considerava emessa quando veniva consegnata o spedita. Nel mondo elettronico il concetto cambia: la fattura si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa al Sistema di Interscambio e questo la accetta. È lo SdI, con la sua ricevuta, a “datare” ufficialmente il passaggio.
Attenzione a non confondere due cose diverse:
- la data del documento (o data dell’operazione), che indica quando è avvenuta la cessione del bene o la prestazione del servizio;
- la data di trasmissione allo SdI, cioè quando concretamente invii il file.
La normativa concede un intervallo tra queste due date: non sei obbligato a inviare la fattura nello stesso istante dell’operazione, ma entro un termine preciso.
Data dell’operazione e data di trasmissione
Nel file XML esiste un campo “Data” del documento che, nella fattura immediata, coincide con la data di effettuazione dell’operazione (ad esempio la data di consegna della merce o di incasso del corrispettivo per un servizio). La trasmissione allo SdI può avvenire successivamente, entro i termini di legge.
Il termine ordinario per la fattura immediata è di 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. In altre parole: puoi datare la fattura al giorno dell’operazione e trasmetterla allo SdI entro i 12 giorni successivi.
La ricevuta dello SdI
Dopo l’invio, il Sistema di Interscambio restituisce una ricevuta: di consegna (se la fattura è stata recapitata al destinatario), di mancata consegna (fattura comunque valida ma messa a disposizione nell’area riservata) oppure di scarto. In caso di scarto la fattura non si considera emessa e va corretta e ritrasmessa entro un breve termine, mantenendo di norma la data originaria.
Fattura immediata e fattura differita
Esistono due modalità principali di emissione, con termini diversi.
| Tipo | Quando si usa | Termine di trasmissione allo SdI |
|---|---|---|
| Immediata | Singola operazione | Entro 12 giorni dall’operazione |
| Differita | Più operazioni verso lo stesso cliente nel mese, documentate da DDT o documenti equipollenti | Entro il giorno 15 del mese successivo |
La fattura differita è comoda per chi effettua molte consegne allo stesso cliente: invece di una fattura per ogni operazione, se ne emette una riepilogativa. In questo caso la fattura può essere trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, che restano tracciate dai documenti di trasporto.
Perché la data di emissione è importante
La corretta gestione delle date incide su più aspetti:
- liquidazione IVA: l’IVA confluisce nel periodo di competenza in base alla data dell’operazione;
- rispetto dei termini: trasmettere oltre i 12 giorni (o oltre il giorno 15 per la differita) configura una tardiva emissione;
- numerazione: le fatture devono seguire una numerazione progressiva coerente.
Se ti accorgi di aver superato i termini, esistono strumenti di regolarizzazione spontanea (il ravvedimento operoso). In quel caso è opportuno confrontarsi con il proprio commercialista per valutare tempi e modalità corrette.
Un esempio pratico
Immagina di prestare un servizio il 3 del mese e incassarlo lo stesso giorno. Puoi datare la fattura immediata al 3 e trasmetterla allo SdI, ad esempio, il 10: sei entro i 12 giorni. La data del documento resta il 3 (giorno dell’operazione), mentre la data di trasmissione è il 10. Ai fini fiscali l’operazione è imputata al periodo corretto grazie alla data del documento.
Numerazione e coerenza delle date
La numerazione delle fatture deve essere progressiva e coerente con l’anno di riferimento. Poiché la data del documento (data dell’operazione) può precedere di alcuni giorni la trasmissione allo SdI, è importante che il numero attribuito rispetti l’ordine cronologico delle operazioni e non della semplice spedizione. Un salto o un’incoerenza nella numerazione può generare rilievi in fase di controllo.
Attenzione anche al passaggio di fine mese e di fine anno: una fattura immediata datata l’ultimo giorno del mese ma trasmessa nei giorni successivi resta imputata al mese dell’operazione. Allo stesso modo, una fattura differita che riepiloga operazioni di dicembre e viene inviata entro il 15 gennaio segue le regole di competenza dell’anno precedente per le operazioni cui si riferisce. Sono situazioni delicate in cui conviene appoggiarsi al software e al proprio commercialista.
Autofattura e altri documenti
Oltre alle fatture “classiche”, il formato elettronico riguarda anche documenti come l’autofattura in determinate ipotesi e le note di variazione (note di credito/debito). Anche per questi documenti valgono logiche di data ed emissione via SdI: la corretta datazione e trasmissione garantisce che l’operazione confluisca nel periodo IVA giusto.
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Domande frequenti
Quando si considera emessa una fattura elettronica?
Nel momento in cui viene trasmessa al Sistema di Interscambio e questo la accetta, restituendo la relativa ricevuta. La sola compilazione non equivale all’emissione.
Qual è il termine per emettere la fattura immediata?
Entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. La data del documento resta quella dell’operazione, mentre la trasmissione può avvenire nei giorni successivi entro il termine.
Che differenza c’è tra fattura immediata e differita?
L’immediata riguarda una singola operazione (12 giorni per l’invio). La differita riepiloga più operazioni del mese verso lo stesso cliente, documentate da DDT, e va trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo.
Se la fattura viene scartata dallo SdI è comunque emessa?
No. In caso di scarto la fattura non si considera emessa: va corretta e ritrasmessa entro il breve termine previsto, mantenendo di norma la data originaria.