Conoscere i termini di invio della fattura elettronica è essenziale per emettere i documenti nei tempi corretti ed evitare ritardi. La regola cambia a seconda che la fattura sia immediata o differita: nel primo caso hai 12 giorni dall’operazione, nel secondo puoi emettere entro il giorno 15 del mese successivo. In questa guida chiariamo cosa significano questi termini, da quando decorrono e come applicarli con esempi pratici, così da organizzare al meglio il tuo flusso di fatturazione.
Fattura immediata e fattura differita: la differenza
Prima di parlare di termini, serve distinguere le due tipologie:
- Fattura immediata: è la fattura “classica”, emessa in relazione a una singola operazione (una cessione di beni o una prestazione di servizi).
- Fattura differita: consente di documentare più operazioni verso lo stesso cliente avvenute nello stesso mese solare, tipicamente accompagnate da documento di trasporto (DDT) o altro documento idoneo, raggruppandole in un’unica fattura.
La distinzione è importante perché i termini di invio al Sistema di Interscambio (SdI) sono diversi.
I termini per la fattura immediata: 12 giorni
La fattura immediata deve essere trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La data di effettuazione coincide, in linea generale, con la consegna/spedizione dei beni o con il pagamento del corrispettivo per i servizi.
Hai quindi due possibilità:
- Emettere e inviare la fattura lo stesso giorno dell’operazione: in questo caso data del documento e data di invio coincidono.
- Emettere entro i 12 giorni successivi: la data della fattura resta quella dell’operazione, ma la trasmissione avviene entro il dodicesimo giorno.
Esempio pratico (immediata)
Effettui una prestazione il 3 del mese e incassi lo stesso giorno. Hai tempo fino al 15 del mese (3 + 12 giorni) per trasmettere la fattura elettronica allo SdI, indicando come data documento il 3.
I termini per la fattura differita: giorno 15 del mese successivo
La fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le operazioni. Questo permette di raggruppare in un’unica fattura tutte le cessioni/prestazioni verso lo stesso cliente avvenute nel mese precedente, purché supportate da idonea documentazione (ad esempio i DDT).
Esempio pratico (differita)
Consegni merce allo stesso cliente il 5, il 12 e il 20 di gennaio, con relativi DDT. Puoi emettere un’unica fattura differita entro il 15 febbraio, che riepiloga le tre consegne di gennaio.
Tabella riepilogativa dei termini
| Tipo di fattura | Termine di invio allo SdI | Riferimento |
|---|---|---|
| Immediata | Entro 12 giorni | Dalla data di effettuazione dell’operazione |
| Differita | Entro il giorno 15 | Del mese successivo alle operazioni |
Perché il ruolo dello SdI conta
Con la fattura elettronica, la data che “fa fede” per il rispetto dei termini è quella di trasmissione al Sistema di Interscambio. Lo SdI riceve la fattura, ne verifica la correttezza formale e la recapita al destinatario. È quindi importante non ridursi all’ultimo momento: eventuali scarti (per errori formali) richiedono di correggere e ritrasmettere, e questo deve comunque avvenire nei tempi.
Vale la pena ricordare che i termini di invio riguardano il momento della trasmissione, ma non modificano il periodo di riferimento dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA: la fattura, anche se trasmessa qualche giorno dopo, resta imputata al periodo in cui l’operazione si è effettivamente realizzata. Questo è particolarmente evidente nella fattura differita, dove le consegne di un mese confluiscono in un documento emesso all’inizio del mese seguente ma riferito, di fatto, alle operazioni del mese precedente. Organizzare l’emissione con un ritmo costante, senza accumulare tutto negli ultimi giorni, aiuta a tenere allineata la contabilità ed evita corse contro il tempo.
Consigli per rispettare sempre i termini
- Non aspettare l’ultimo giorno utile: lascia margine per gestire eventuali scarti dello SdI.
- Distingui bene immediata e differita: applicare il termine sbagliato porta a inviare fuori tempo.
- Conserva i DDT se usi la fattura differita: sono la base per il raggruppamento.
- Automatizza l’invio: un software o un flusso integrato riducono il rischio di dimenticanze.
- Attenzione al codice destinatario: usa le 7 cifre corrette (o 0000000 con PEC) per un recapito senza intoppi.
Domande frequenti
Entro quanto devo inviare una fattura immediata?
Entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La data del documento resta quella dell’operazione, anche se trasmetti nei giorni successivi.
Quando devo inviare una fattura differita?
Entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono avvenute le operazioni che la fattura riepiloga.
La data che conta è quella del documento o quella di invio allo SdI?
Per il rispetto dei termini rileva la data di trasmissione al Sistema di Interscambio. La data documento indica il momento dell’operazione.
Cosa succede se la fattura viene scartata dallo SdI?
Devi correggere gli errori e ritrasmetterla nei termini previsti. Per questo conviene inviare con qualche giorno di anticipo rispetto alla scadenza.
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