La fattura proforma è un documento provvisorio che anticipa il contenuto della futura fattura definitiva, ma che non ha valore fiscale: non genera l’obbligo di versare l’IVA, non va registrata in contabilità e non viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI). Serve, in pratica, a comunicare al cliente l’importo che gli verrà addebitato, in attesa che si concretizzino le condizioni per emettere la fattura elettronica vera e propria (di norma il pagamento). In questo articolo vediamo cos’è la proforma, a cosa serve, in cosa differisce dalla fattura vera e propria e come si passa dalla proforma alla fattura elettronica definitiva.
Fattura proforma: cos’è
Il termine “proforma” indica un documento redatto “per la forma”, cioè un modello che riproduce l’aspetto di una fattura senza produrne gli effetti giuridici e fiscali. La proforma riporta gli stessi elementi che troveremmo in una fattura ordinaria: dati del fornitore, dati del cliente, descrizione di beni o servizi, quantità, prezzi, aliquota IVA e importo totale. La differenza sostanziale è che si tratta di una richiesta di pagamento o di un preventivo dettagliato, non di un documento contabile.
Per evitare equivoci, sul documento è buona prassi indicare chiaramente diciture come “Fattura proforma”, “Documento non valido ai fini fiscali” o “Non costituisce fattura ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/1972”. In questo modo si segnala in modo inequivocabile che il documento non è una fattura definitiva.
A cosa serve la fattura proforma
La proforma ha diverse funzioni pratiche, soprattutto per professionisti e imprese che lavorano per prestazioni di servizi:
- Richiedere il pagamento prima di emettere la fattura definitiva. Per molte prestazioni professionali l’IVA diventa esigibile al momento dell’incasso: la proforma consente di chiedere il compenso senza far scattare in anticipo l’obbligo di versare l’imposta.
- Comunicare in anticipo l’importo al cliente, in modo che possa verificare voci e totali prima del pagamento.
- Gestire i rapporti con la Pubblica Amministrazione o con clienti che devono approvare la spesa internamente prima di autorizzare il pagamento.
- Evitare anticipi di imposta: emettendo la fattura solo dopo l’incasso, si allinea il momento impositivo al reale flusso di cassa.
Differenza tra fattura proforma e fattura
Capire la differenza tra fattura proforma e fattura è fondamentale per non commettere errori contabili. La tabella seguente riassume i punti principali.
| Caratteristica | Fattura proforma | Fattura (elettronica) |
|---|---|---|
| Valore fiscale | Nessuno | Documento fiscale a tutti gli effetti |
| Numerazione ufficiale | No (o numerazione separata non fiscale) | Sì, progressiva |
| Obbligo IVA | Non fa sorgere il debito d’imposta | Fa sorgere l’esigibilità dell’IVA |
| Registrazione contabile | Non si registra | Va registrata |
| Invio allo SdI | No | Sì, obbligatorio |
| Conservazione | Non obbligatoria a fini fiscali | 10 anni |
In sintesi: la proforma “propone” un pagamento, la fattura lo “documenta” ufficialmente. Solo la seconda genera obblighi fiscali e va trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio.
Proforma e preventivo: non sono la stessa cosa
Anche se spesso vengono confusi, proforma e preventivo hanno finalità diverse. Il preventivo è una stima formulata prima che il lavoro venga svolto o il bene consegnato, serve a far accettare una proposta economica. La proforma, invece, viene emessa in genere dopo aver completato la prestazione, come richiesta di pagamento in attesa della fattura definitiva.
Fac-simile fattura proforma: cosa deve contenere
Un buon fac-simile di fattura proforma riporta, in modo ordinato:
- Intestazione “Fattura proforma” e la dicitura di non validità fiscale;
- Dati completi dell’emittente (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale);
- Dati del destinatario;
- Data del documento ed eventuale numero interno progressivo (non fiscale);
- Descrizione analitica di beni o servizi, con quantità e prezzi unitari;
- Imponibile, aliquota e importo IVA, eventuali contributi previdenziali e ritenute;
- Totale da pagare e modalità di pagamento (IBAN, scadenze).
Anche se non ha valore fiscale, è opportuno che la proforma sia chiara e completa: da essa dipenderà la corretta emissione della fattura elettronica definitiva.
Dal documento proforma alla fattura elettronica definitiva
Il passaggio dalla proforma alla fattura elettronica avviene quando si verifica il presupposto per l’emissione, tipicamente l’incasso del corrispettivo. A quel punto si genera la fattura vera e propria nel formato standard XML (il tracciato “FatturaPA”) e la si trasmette allo SdI. I dati inseriti nella proforma vengono trasferiti nella fattura definitiva, che sarà numerata progressivamente e datata.
Alcuni aspetti da ricordare in fase di emissione:
- La fattura va emessa e trasmessa allo SdI entro i termini previsti (in genere 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione per la fattura immediata);
- Se dovuta, va applicata l’imposta di bollo di 2,00 euro per le fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro;
- Il codice destinatario è di 7 cifre; in assenza si utilizza 0000000 valorizzando la PEC del cliente;
- La fattura elettronica va conservata a norma per 10 anni.
Attenzione a non trasmettere per errore la proforma come fattura: essendo priva di valore fiscale, non deve mai transitare dallo SdI. Il flusso corretto è: proforma al cliente → incasso → emissione e invio della fattura elettronica.
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Domande frequenti sulla fattura proforma
La fattura proforma va pagata?
Sì, in genere la proforma viene emessa proprio come richiesta di pagamento. Una volta ricevuto l’importo, il fornitore emette la fattura elettronica definitiva.
La proforma va inviata allo SdI?
No. La proforma non ha valore fiscale e non deve mai essere trasmessa al Sistema di Interscambio. Solo la fattura definitiva viene inviata allo SdI.
La fattura proforma deve avere l’imposta di bollo?
No, il bollo si applica eventualmente sulla fattura definitiva (2,00 euro per le fatture senza IVA oltre 77,47 euro), non sulla proforma, che è un documento privo di rilevanza fiscale.
Posso emettere una proforma se sono in regime forfettario?
Sì. Anche i forfettari, ormai tenuti alla fatturazione elettronica, possono usare la proforma per richiedere il pagamento e poi emettere la fattura elettronica definitiva al momento dell’incasso.