Devi correggere o annullare una fattura già inviata? Ti serve una nota di credito. In breve: la nota di credito elettronica è il documento con cui si storna, totalmente o parzialmente, una fattura precedente. Nella fatturazione elettronica si emette come tipo documento TD04, si compila come una fattura “al contrario” e si invia allo SdI con la stessa procedura. Vediamo cos’è, quando si emette e come si compila.
Cos’è la nota di credito elettronica
La nota di credito è un documento che rettifica in diminuzione una fattura già emessa. Serve a “restituire” al cliente un importo che gli era stato addebitato in eccesso o non dovuto: riduce l’imponibile e, di conseguenza, l’IVA e il totale della fattura originaria.
Nel formato elettronico, la nota di credito non è un documento diverso a livello tecnico: è sempre un file XML FatturaPA, ma con il tipo documento TD04 che la identifica come nota di credito. Va inviata allo SdI esattamente come una fattura e transita per lo stesso canale.
Quando si emette una nota di credito
I casi tipici in cui serve una nota di credito sono:
- Errori di fatturazione: importo sbagliato, aliquota errata, dati del cliente da correggere;
- Resi di merce o storno di servizi non erogati;
- Sconti o abbuoni concessi dopo l’emissione della fattura;
- Annullamento totale di una fattura emessa per errore;
- Variazioni concordate con il cliente che riducono il corrispettivo.
In tutti questi casi non si “cancella” la fattura originaria, che resta valida e conservata: la si rettifica emettendo la nota di credito, così i conti tornano sia per chi emette sia per chi riceve.
Nota di credito totale o parziale
La nota di credito può essere totale, quando annulla per intero la fattura (ad esempio una fattura emessa per errore), oppure parziale, quando corregge solo una parte dell’importo (ad esempio il reso di un articolo su cinque acquistati). La differenza sta semplicemente negli importi indicati.
Come si compila la nota di credito (TD04)
La compilazione ricalca quella di una fattura, con alcuni accorgimenti:
- Tipo documento: TD04.
- Numero e data: la nota di credito ha una propria numerazione progressiva e la data di emissione.
- Riferimento alla fattura originaria: è buona prassi (e spesso richiesto) indicare numero e data della fattura che si sta stornando, nel campo dei dati fattura collegata.
- Importi: si riportano gli importi da stornare. Nel calcolo del documento rappresentano ciò che viene “restituito” al cliente.
- IVA o codice natura: si usa la stessa aliquota o lo stesso codice natura della fattura originaria (ad esempio N2.2 se il documento originario era di un forfettario).
| Campo | Nella nota di credito |
|---|---|
| Tipo documento | TD04 |
| Numerazione | Progressiva propria |
| Fattura collegata | Numero e data della fattura da stornare |
| Imponibile / IVA | Importi da rettificare |
| Codice destinatario | Stesso del cliente (o 0000000 + PEC) |
Come si invia allo SdI
Una volta compilata, la nota di credito TD04 si invia al Sistema di Interscambio con la stessa procedura di una fattura: lo SdI la controlla e, se formalmente corretta, la recapita al cliente rilasciando la ricevuta di consegna. In caso di errori formali (come un riferimento incoerente), può arrivare una ricevuta di scarto e la nota va corretta e reinviata.
Anche la nota di credito va conservata a norma per 10 anni, insieme alle fatture, in modo integro e leggibile.
Nota di credito e tempistiche
La possibilità di emettere la nota di credito e i relativi termini dipendono dal motivo della variazione e dalla normativa IVA applicabile. Poiché su tempi e limiti la disciplina può essere articolata (ad esempio a seconda che si tratti di un errore o di un accordo tra le parti), è consigliabile confrontarsi con il proprio commercialista per il caso specifico, così da emettere il documento nei tempi corretti.
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Domande frequenti sulla nota di credito elettronica
Qual è il tipo documento della nota di credito?
È il TD04. Nel file XML FatturaPA questo codice identifica il documento come nota di credito, distinguendolo dalla fattura ordinaria (TD01).
La nota di credito annulla la fattura originaria?
Non la cancella: la rettifica. La fattura originaria resta valida e conservata, mentre la nota di credito storna in tutto o in parte i suoi importi.
Devo indicare la fattura di riferimento?
È buona prassi, e spesso necessario, indicare numero e data della fattura collegata, così da rendere tracciabile lo storno per entrambe le parti.
La nota di credito va conservata?
Sì, come le fatture va conservata a norma per 10 anni in modo integro e leggibile.