La PEC nella fattura elettronica può diventare il canale con cui ricevi i documenti fiscali quando non hai (o non vuoi comunicare) un codice destinatario. In pratica, se il tuo cliente-fornitore non conosce il tuo codice destinatario a 7 cifre, può indicare l’indirizzo PEC: lo SdI (Sistema di Interscambio) userà quella casella certificata per recapitarti la fattura elettronica. Vediamo come funziona, quando conviene usare la PEC e quali sono le differenze rispetto al codice destinatario.
PEC e fattura elettronica: come funziona il recapito
Ogni fattura elettronica emessa in Italia passa dallo SdI, l’infrastruttura dell’Agenzia delle Entrate che controlla il file XML e lo recapita al destinatario. Perché la consegna vada a buon fine, chi emette la fattura deve indicare un “indirizzo telematico”, cioè il punto in cui lo SdI deve consegnare il documento. Questo indirizzo può essere di due tipi:
- Codice destinatario: una stringa di 7 caratteri alfanumerici associata a un canale di ricezione accreditato presso lo SdI.
- Indirizzo PEC: la casella di posta elettronica certificata del destinatario, usata quando non si dispone di un codice destinatario.
Nel file XML, se si usa la PEC, il campo del codice destinatario viene compilato con il valore convenzionale 0000000 (sette zeri) e la casella certificata viene indicata nell’apposito campo “PECDestinatario”. Lo SdI, letto il tracciato, invia la fattura all’indirizzo PEC indicato.
Differenza tra PEC e codice destinatario
La domanda ricorrente è: meglio comunicare la PEC o il codice destinatario? Entrambi funzionano, ma servono a scopi diversi.
| Aspetto | Codice destinatario | PEC |
|---|---|---|
| Formato | 7 caratteri alfanumerici | Indirizzo di posta certificata |
| Nel campo codice destinatario XML | Il codice a 7 cifre | 0000000 (sette zeri) |
| Automazione | Le fatture entrano direttamente nel software/canale | Arrivano come allegato XML nella casella PEC |
| Adatto a | Chi usa un software di fatturazione con canale accreditato | Chi non ha un software collegato allo SdI |
Con il codice destinatario, la fattura entra in modo automatico nel sistema che lo gestisce, pronta per essere elaborata. Con la PEC, invece, ti arriva un file XML come allegato di un messaggio certificato: dovrai poi caricarlo (o farlo leggere al tuo gestionale) per visualizzarlo e registrarlo. Il codice destinatario è quindi generalmente più comodo per chi lavora con volumi elevati o vuole piena automazione; la PEC è una soluzione semplice e già disponibile per chi ha una casella certificata ma non un canale dedicato.
Ricevere la fattura elettronica via PEC: cosa serve
Per ricevere una fattura elettronica via PEC ti basta avere una casella di posta certificata attiva e comunicarla a chi ti emette fattura. Non serve altro: lo SdI recapiterà il file XML in quella casella. Tuttavia, ci sono alcune accortezze pratiche:
- La fattura arriva come file XML, non come PDF leggibile “a colpo d’occhio”: per leggerla in modo comprensibile occorre un visualizzatore o un software che ne interpreti il tracciato.
- La PEC di ricezione delle fatture andrebbe tenuta con spazio sufficiente: una casella piena può causare mancati recapiti.
- Anche se ricevi la fattura via PEC, resta valido il consiglio di registrare il tuo indirizzo telematico nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Registrare l’indirizzo telematico: la scelta che conta di più
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione, nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, un servizio per registrare l’indirizzo telematico preferito (un codice destinatario oppure una PEC). Questa è la mossa più importante: una volta registrato l’indirizzo, lo SdI recapiterà sempre lì tutte le tue fatture, a prescindere da ciò che il fornitore scrive nel file. In pratica, se registri la tua PEC (o il tuo codice destinatario), anche un fornitore che indica “0000000” senza PEC vedrà comunque la fattura consegnata al tuo canale registrato.
Questo elimina uno dei rischi più comuni: la fattura “persa” perché il fornitore ha indicato dati di recapito incompleti. Con l’indirizzo registrato, la consegna è coerente e centralizzata.
Cosa succede se il destinatario non ha alcun canale
Se non c’è né un codice destinatario valido né una PEC (e nessun indirizzo registrato), lo SdI non può recapitare fisicamente la fattura. In questo caso emette una notifica di “mancata consegna” e mette comunque la fattura a disposizione nell’area riservata del destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Il documento è quindi sempre recuperabile: chi emette dovrebbe informare il cliente che la fattura è disponibile nella sua area riservata. Per questo motivo, comunicare almeno una PEC valida evita passaggi manuali e ritardi.
Quando conviene usare la PEC
Usare la PEC come canale per la fattura elettronica conviene soprattutto in questi casi:
- Sei un professionista o una piccola attività con pochi documenti in ingresso e hai già una PEC attiva.
- Non usi (ancora) un software di fatturazione con canale accreditato allo SdI.
- Vuoi una traccia certificata dei documenti ricevuti direttamente nella tua casella.
Man mano che i volumi crescono, però, l’automazione offerta da un codice destinatario e da un software dedicato diventa preziosa: le fatture si scaricano, si registrano e si conservano senza gestione manuale degli allegati XML.
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Domande frequenti
Posso ricevere le fatture elettroniche solo con la PEC?
Sì. Se non hai un codice destinatario, puoi comunicare la tua PEC: lo SdI recapiterà lì il file XML. Meglio ancora registrare la PEC come indirizzo telematico nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa scrivo nel campo codice destinatario se uso la PEC?
Chi emette la fattura verso di te indica 0000000 (sette zeri) nel campo del codice destinatario e riporta la tua PEC nel campo dedicato.
Meglio la PEC o il codice destinatario?
Il codice destinatario è più adatto a chi vuole piena automazione con un software collegato allo SdI; la PEC è una soluzione semplice per chi ha già una casella certificata e pochi documenti. In entrambi i casi, registrare l’indirizzo telematico è la scelta più sicura.
Cosa succede se la mia PEC è piena?
Una casella satura può impedire il recapito. Lo SdI, non riuscendo a consegnare, emette una notifica di mancata consegna e mette la fattura a disposizione nell’area riservata. Tieni la PEC con spazio libero sufficiente.