Per emettere correttamente una fattura elettronica serve avere i dati esatti del cliente, ed è qui che entra in gioco il modulo richiesta dati per fattura elettronica: un semplice documento (o form online) con cui raccogli, prima o al momento dell’ordine, tutte le informazioni fiscali e di recapito necessarie. Chiedere questi dati in anticipo evita fatture scartate dal Sistema di Interscambio, ritardi e successive rettifiche. In questo articolo vediamo quali informazioni servono davvero, come strutturare il modulo e ti proponiamo un fac-simile pronto da adattare.
Perché serve un modulo di richiesta dati
Nella fattura elettronica il file XML deve contenere i dati corretti del cessionario/committente e un canale di recapito valido. Se il codice destinatario è errato o la partita IVA non è corretta, la fattura può essere scartata dallo SdI o recapitata male. Un modulo strutturato ti permette di:
- ottenere in una sola volta tutti i dati necessari;
- ridurre errori di trascrizione;
- velocizzare l’emissione, soprattutto per nuovi clienti;
- avere una traccia scritta di quanto comunicato dal cliente.
Quali dati richiedere
I dati variano leggermente a seconda che il cliente sia un’azienda/professionista o un privato consumatore.
Per aziende e professionisti (B2B)
- ragione sociale o nome e cognome;
- partita IVA;
- codice fiscale (se diverso o richiesto);
- indirizzo completo della sede (via, CAP, città, provincia, nazione);
- canale di recapito: codice destinatario di 7 cifre oppure, in mancanza, indirizzo PEC (in fattura si indicherà 0000000 seguito dalla PEC);
- eventuale riferimento amministrativo (ordine, commessa, CIG/CUP se richiesti).
Per privati consumatori (B2C)
- nome e cognome;
- codice fiscale;
- indirizzo di residenza completo;
- per i privati il recapito avviene solitamente con codice destinatario 0000000 e la copia della fattura resta consultabile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate; puoi comunque consegnare al cliente una copia di cortesia.
Codice destinatario o PEC: come spiegarlo al cliente
Molti clienti non sanno cosa sia il codice destinatario. Nel modulo conviene spiegarlo in una riga: è un codice di 7 caratteri che identifica il “cassetto” dove recapitare la fattura elettronica. Se il cliente non ne ha uno, può indicare la propria PEC; in fattura userai 0000000 seguito da quella PEC. Se non fornisce né l’uno né l’altra, per i soggetti B2B la fattura rischia di non essere recapitata correttamente, quindi è bene insistere su questo punto.
Fac-simile di richiesta dati
Ecco un esempio che puoi copiare e adattare in una email, in un PDF o in un form del tuo sito.
| Campo | Da compilare |
|---|---|
| Ragione sociale / Nome e cognome | __________________________ |
| Partita IVA | __________________________ |
| Codice fiscale | __________________________ |
| Indirizzo (via, n.) | __________________________ |
| CAP / Città / Provincia | __________________________ |
| Nazione | __________________________ |
| Codice destinatario (7 cifre) | __________________________ |
| PEC (se non hai codice destinatario) | __________________________ |
| Email di contatto | __________________________ |
Testo di accompagnamento suggerito: “Gentile cliente, per emettere correttamente la fattura elettronica ti chiediamo di comunicarci i seguenti dati. Se disponi di un codice destinatario di 7 cifre indicalo nell’apposito campo; in alternativa fornisci la tua PEC. Grazie per la collaborazione.”
Consigli per raccogliere i dati senza errori
- rendi obbligatori i campi essenziali se usi un form online;
- valida il formato della partita IVA e del codice destinatario;
- conserva la comunicazione ricevuta dal cliente insieme alla documentazione (la conservazione delle fatture elettroniche è di 10 anni);
- aggiorna i dati quando il cliente ti segnala variazioni (nuovo codice destinatario, cambio sede);
- per i privati ricorda che spesso basta codice fiscale e recapito 0000000.
Automatizzare questa raccolta, ad esempio con un modulo sul sito collegato al gestionale, riduce drasticamente gli errori e i tempi di emissione.
Quando raccogliere i dati: prima è meglio
Il momento migliore per chiedere i dati è a monte, quando il cliente effettua l’ordine o al primo contatto commerciale, non quando la fattura è già da emettere. Chiedere i dati all’ultimo momento genera solleciti, ritardi nell’invio allo SdI e il rischio di sforare i termini di emissione (12 giorni per la fattura immediata, giorno 15 del mese successivo per la differita). Inserire la richiesta dei dati nel flusso d’ordine, come un passaggio obbligato del carrello o del modulo di iscrizione, rende la raccolta naturale e completa.
Per i clienti abituali, salva i dati in anagrafica e riproponili in automatico alle fatture successive: chiedi solo conferma di eventuali variazioni. Questo evita di infastidire chi ordina spesso e mantiene comunque i dati aggiornati. Un piccolo controllo periodico dei codici destinatario più usati aiuta a intercettare per tempo i clienti che hanno cambiato canale di recapito.
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Domande frequenti
Quali dati devo chiedere al cliente per la fattura elettronica?
Ragione sociale o nome e cognome, partita IVA e/o codice fiscale, indirizzo completo e un canale di recapito: codice destinatario di 7 cifre oppure PEC (in fattura 0000000 più PEC).
Come chiedo il codice destinatario al cliente?
Con un modulo o una email in cui spieghi che è un codice di 7 caratteri per il recapito della fattura; se il cliente non lo ha, chiedi la PEC in alternativa.
E se il cliente è un privato?
Di norma bastano nome, cognome, codice fiscale e indirizzo; il recapito avviene con codice destinatario 0000000 e la fattura è consultabile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Devo conservare la comunicazione dei dati?
È buona pratica conservare quanto comunicato dal cliente insieme alla documentazione. Ricorda che le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni.