Fattura elettronica cointestata: si puo fare? Come gestirla nel tracciato XML

La fattura elettronica cointestata, cioè intestata a due o più soggetti, è una domanda che si pone spesso in ambiti come i coniugi che acquistano un bene insieme, i comproprietari di un immobile o i partecipanti a una spesa comune. Il punto è che il tracciato XML della fattura elettronica prevede un unico cessionario/committente: nella struttura standard del documento c’è spazio per un solo intestatario con i relativi dati fiscali. Questo non significa che la spesa comune non possa essere gestita, ma richiede attenzione pratica. In questo articolo vediamo cosa si può realmente fare, come si comporta il tracciato e quali sono le soluzioni operative più prudenti.

Perché la cointestazione è problematica nella fattura elettronica

Nel formato della fattura elettronica il blocco dei dati del cliente (cessionario/committente) è pensato per accogliere un singolo soggetto: una sola denominazione o nome e cognome, un solo codice fiscale o partita IVA, un solo indirizzo di recapito e un solo canale di recapito (codice destinatario o PEC). Non esiste, nel tracciato standard, un campo strutturato per inserire due partite IVA o due codici fiscali distinti come contitolari paritari del documento.

Per questo motivo la “cointestazione” in senso stretto, con due intestatari fiscali sullo stesso piano, non trova una collocazione naturale nei campi ufficiali del documento elettronico.

Le soluzioni pratiche più comuni

Nella pratica si adottano soluzioni che rispettano la struttura del tracciato pur documentando la situazione reale. La scelta dipende dal caso concreto e, per gli aspetti fiscali, è sempre bene confrontarsi con il proprio commercialista.

1. Un intestatario principale e menzione dell’altro nella descrizione

La soluzione più diffusa consiste nell’intestare la fattura a uno dei soggetti (indicandolo nei campi ufficiali del cessionario) e riportare il riferimento all’altro nominativo all’interno delle righe di descrizione o nei campi note. In questo modo il documento è formalmente valido perché ha un unico cessionario, ma la descrizione dà evidenza che la spesa è condivisa.

2. Documento che riporta entrambi nel campo denominazione

In alcuni casi, quando i soggetti sono privati (non titolari di partita IVA), si valuta di indicare entrambi i nominativi all’interno del campo denominazione/anagrafica, associando però un solo codice fiscale a quello che funge da intestatario. Anche qui l’intestazione fiscale rimane sostanzialmente unica: l’altro nome compare come informazione descrittiva.

3. Fatture separate pro quota

Quando la ripartizione della spesa deve avere rilevanza fiscale per ciascun soggetto (ad esempio per detrazioni o deduzioni), la strada più pulita è spesso emettere documenti distinti pro quota, ciascuno intestato correttamente a un soggetto. Questa opzione dipende però dalla disponibilità e dalle regole applicabili al tipo di operazione.

Casi tipici

• Coniugi: acquisto di un bene o servizio comune. Spesso si intesta a uno dei due, citando l’altro, salvo esigenze fiscali specifiche.
• Comproprietari di un immobile: spese su un bene in comunione; la gestione dipende da come le quote rilevano fiscalmente per ciascuno.
• Spese condivise tra privati: in questi casi conta soprattutto documentare chiaramente chi partecipa alla spesa.

In tutti questi scenari, la parola chiave è prudenza: la fattura elettronica ha una struttura rigida e le esigenze di detrazione/deduzione dei diversi soggetti vanno valutate caso per caso con il consulente fiscale.

Dati sempre necessari

Qualunque soluzione si adotti, il cessionario indicato nei campi ufficiali deve avere dati corretti:

• nome e cognome o denominazione;
• codice fiscale e/o partita IVA;
• indirizzo;
• canale di recapito: codice destinatario di 7 cifre, oppure 0000000 seguito dalla PEC quando non si dispone di un codice destinatario.

Ricorda che, se la fattura è priva di IVA (esente, non imponibile, fuori campo) e supera 77,47 euro, si applica l’imposta di bollo di 2,00 euro, e che la conservazione a norma resta di 10 anni.

Il consiglio di fondo

Prima di emettere una fattura “cointestata”, chiarisci con il cliente e, se serve, con il commercialista qual è l’obiettivo: semplice documentazione di una spesa comune oppure ripartizione con effetti fiscali per ciascun soggetto. La risposta determina se basta indicare un intestatario citando l’altro, oppure se servono documenti distinti pro quota. Adattare la richiesta alla struttura del tracciato XML evita scarti e successive rettifiche.

Domande frequenti

Si può fare una fattura elettronica cointestata?

Il tracciato XML prevede un unico cessionario/committente, quindi una vera cointestazione con due intestatari fiscali paritari non trova posto nei campi standard. Si usano soluzioni pratiche come intestare a un soggetto citando l’altro nella descrizione.

Come indico il secondo intestatario?

Di solito riportando il suo nominativo nelle righe di descrizione o nelle note, mentre i campi ufficiali del cliente restano associati a un solo soggetto con i suoi dati fiscali.

Quando servono fatture separate pro quota?

Quando la ripartizione della spesa deve avere effetti fiscali per ciascun soggetto (ad esempio ai fini di detrazioni). In questi casi valuta con il commercialista l’emissione di documenti distinti.

Quali dati del cliente sono sempre obbligatori?

Nome/denominazione, codice fiscale e/o partita IVA, indirizzo e canale di recapito (codice destinatario di 7 cifre oppure 0000000 più PEC).