Se hai una partita IVA e ti stai chiedendo come fare fattura elettronica senza sbagliare, sei nel posto giusto. In Italia la fatturazione elettronica non è più un’opzione: è un obbligo che riguarda la quasi totalità dei titolari di partita IVA. La buona notizia è che, una volta capito il meccanismo, il processo diventa rapido e ripetibile. In questa guida pratica vediamo passo passo come si fa una fattura elettronica, dai dati obbligatori fino alla conservazione a norma.
Cos’è la fattura elettronica e come funziona lo SdI
La fattura elettronica è un documento in formato digitale strutturato (un file XML) che non viene inviato direttamente al cliente via email, ma transita attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Lo SdI funziona come un “ufficio postale digitale”: riceve la fattura, ne verifica la correttezza formale, la consegna al destinatario e restituisce al mittente delle ricevute che attestano cosa è successo (consegna avvenuta, mancata consegna, scarto).
Questo significa che una fattura elettronica valida non è un semplice PDF: è un file XML conforme alle specifiche tecniche dello SdI. Capire questo punto è fondamentale per sapere come emettere fattura elettronica nel modo corretto ed evitare scarti.
Come fare una fattura elettronica: i passi essenziali
Il flusso completo si può riassumere in cinque passaggi. Vediamoli uno per uno.
1. Dotarsi di uno strumento per fatturare
Il primo passo è scegliere lo strumento con cui creare e trasmettere le fatture. Hai principalmente due strade:
- Il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate: nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” puoi compilare, generare e inviare fatture elettroniche senza costi. È una soluzione valida, ma l’interfaccia è essenziale e poco pensata per chi emette molti documenti o vuole automazioni.
- Un software di fatturazione: un gestionale o un portale dedicato semplifica moltissimo il lavoro, guida nella compilazione, gestisce l’anagrafica clienti, calcola in automatico IVA e totali, invia allo SdI e archivia le ricevute. Per chi fattura con regolarità è la scelta più comoda.
2. Inserire i dati obbligatori
Sapere come compilare fattura elettronica significa conoscere quali dati non possono mancare. Una fattura incompleta o con dati errati viene scartata dallo SdI. Ecco i campi principali:
- Dati del cedente/prestatore (chi emette la fattura): denominazione o nome e cognome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e regime fiscale.
- Dati del cessionario/committente (il cliente): denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo.
- Codice destinatario a 7 cifre oppure, in alternativa, l’indirizzo PEC del cliente. È il recapito digitale a cui lo SdI consegnerà la fattura. Se il cliente è un privato senza codice né PEC, si usa il codice convenzionale composto da sette zeri.
- Numero e data del documento, con numerazione progressiva.
- Descrizione di beni o servizi, quantità e prezzo unitario.
- Imponibile, aliquota IVA applicata oppure il codice natura IVA nei casi di operazioni non imponibili, esenti o in regime forfettario.
- Eventuale imposta di bollo, dovuta ad esempio nelle fatture senza applicazione dell’IVA quando si superano le soglie previste.
3. Generare il file XML nel formato SdI
Una volta inseriti i dati, il documento va convertito nel formato XML previsto dalle specifiche del Sistema di Interscambio. Se usi un software, questa operazione è completamente automatica: tu compili i campi in un’interfaccia leggibile e il file XML viene generato dietro le quinte, già firmato e strutturato correttamente. Con il portale dell’Agenzia il file viene prodotto al termine della compilazione guidata.
4. Trasmettere la fattura allo SdI
Il passo successivo è capire come inviare fattura elettronica. La trasmissione avviene verso lo SdI, non verso il cliente. Lo SdI effettua i controlli formali e poi:
- consegna la fattura al destinatario tramite il codice destinatario o la PEC indicati;
- restituisce a te una ricevuta di consegna se tutto è andato a buon fine;
- invia una ricevuta di mancata consegna se il recapito non era raggiungibile (la fattura resta comunque valida e disponibile nell’area riservata del cliente);
- invia una notifica di scarto se ci sono errori: in questo caso occorre correggere e ritrasmettere entro i termini previsti.
Con un buon software queste ricevute vengono raccolte e associate automaticamente a ciascuna fattura, così hai sempre sotto controllo lo stato di ogni documento.
5. Conservare a norma per 10 anni
L’ultimo passaggio, spesso trascurato, è la conservazione digitale a norma. Le fatture elettroniche e le relative ricevute devono essere conservate per 10 anni secondo regole tecniche precise, che garantiscono integrità, autenticità e leggibilità nel tempo. Non basta salvare i file su una cartella del computer: serve un processo di conservazione sostitutiva conforme. Molti software di fatturazione includono questo servizio, sollevandoti dall’onere di gestirlo manualmente.
Tabella riepilogativa dei passaggi
| Passo | Cosa fare | Attenzione a |
|---|---|---|
| 1. Strumento | Portale gratuito AdE o software | Volume di fatture e automazioni |
| 2. Dati | Cedente, cliente, codice/PEC, imponibile, IVA | Codice destinatario a 7 cifre |
| 3. XML | Generare il file nel formato SdI | Formato conforme alle specifiche |
| 4. Invio | Trasmettere allo SdI | Gestire ricevute e scarti |
| 5. Conservazione | Archiviare a norma | 10 anni, processo conforme |
Errori comuni da evitare
Chi si avvicina per la prima volta alla fatturazione elettronica tende a inciampare sempre negli stessi punti. Ecco i più frequenti:
- Confondere il PDF con la fattura elettronica: allo SdI serve l’XML, non un semplice documento stampabile.
- Sbagliare o dimenticare il codice destinatario, causando scarti o mancate consegne.
- Applicare l’aliquota IVA errata o dimenticare il codice natura nei casi di operazioni senza IVA.
- Dimenticare l’imposta di bollo quando dovuta.
- Non attivare la conservazione a norma, credendo che basti l’invio.
Le sanzioni per errori o omissioni esistono e possono incidere, per questo è utile affidarsi a strumenti che riducono al minimo il rischio di sbagliare.
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Mini-FAQ sulla fattura elettronica
Posso fare una fattura elettronica gratis?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il portale gratuito “Fatture e Corrispettivi”, dove puoi compilare e inviare le fatture allo SdI senza costi. Per chi emette molti documenti o desidera automazioni e conservazione integrata, però, un software dedicato è spesso più pratico ed efficiente.
Cosa succede se sbaglio un dato nella fattura?
Se l’errore è formale, lo SdI scarta la fattura e ti invia una notifica: dovrai correggere e ritrasmettere entro i termini previsti. Se l’errore emerge dopo la consegna, si interviene con una nota di variazione. Per questo è importante controllare bene i dati prima dell’invio.
Il cliente riceve la fattura via email?
No, non direttamente. La fattura viene consegnata dallo SdI al codice destinatario o alla PEC del cliente. Il cliente la ritrova nella propria area riservata dell’Agenzia delle Entrate o nel proprio gestionale. Puoi comunque inviargli una copia di cortesia in PDF, che però non ha valore fiscale autonomo.
Per quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche e le relative ricevute vanno conservate a norma per 10 anni, con un processo di conservazione digitale conforme che ne garantisca integrità e leggibilità nel tempo.
Conclusione
Ora sai come fare una fattura elettronica passo dopo passo: scegliere lo strumento, inserire i dati obbligatori, generare l’XML, trasmetterlo allo SdI e conservare tutto a norma. Il processo, una volta impostato, richiede pochi minuti per documento. Se vuoi renderlo ancora più semplice o automatizzarlo all’interno dei tuoi sistemi, gli strumenti e le integrazioni giuste fanno tutta la differenza.