La verifica di una fattura elettronica serve a essere certi di due cose: che il file XML sia formalmente corretto (e quindi non venga scartato dal Sistema di Interscambio) e che la fattura sia stata effettivamente ricevuta dal destinatario. Controllare a monte evita scarti, ritardi e correzioni con note di credito. In questo articolo vediamo come validare l’XML, come controllare la correttezza dei dati e la ricezione, e quali strumenti usare, compresi quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Cosa significa “verificare” una fattura elettronica
Una fattura elettronica non è un PDF, ma un file XML strutturato secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Verificarla significa controllare tre livelli distinti:
- Validità formale del file: l’XML rispetta lo schema previsto (campi obbligatori presenti, formati corretti)?
- Correttezza dei dati: partita IVA, codice fiscale, aliquote IVA, importi e codice destinatario sono giusti?
- Esito della trasmissione: lo SdI l’ha consegnata, messa a disposizione o scartata?
Validare il file XML della fattura elettronica
La validazione formale è il controllo che replica, a grandi linee, ciò che fa lo SdI prima di accettare o scartare la fattura. Un file valido supera le verifiche automatiche; un file non valido genera una ricevuta di scarto con un codice di errore.
I controlli principali riguardano:
- la correttezza dello schema XML (struttura e campi obbligatori);
- l’esistenza e la coerenza della partita IVA/codice fiscale del cedente e del cessionario;
- la coerenza dei calcoli tra imponibile, aliquota e imposta;
- la presenza e la validità del codice destinatario a 7 cifre (o “0000000” con PEC per chi non ha un canale, “XXXXXXX” per l’estero).
Gli strumenti dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione, nel proprio portale “Fatture e Corrispettivi” e nei servizi collegati, funzioni utili alla verifica:
- Controllo e visualizzazione della fattura: strumenti che trasformano l’XML in un formato leggibile e ne verificano la conformità formale prima dell’invio.
- Consultazione delle fatture emesse e ricevute: nell’area riservata è possibile controllare lo stato delle fatture transitate dallo SdI e le relative ricevute.
- Verifica della partita IVA: per accertarsi che il codice del cliente sia attivo e corretto prima di emettere.
Questi strumenti pubblici sono un riferimento affidabile perché rispecchiano gli stessi controlli che lo SdI applica in fase di ricezione.
Controllare la ricezione: leggere le ricevute dello SdI
Dopo l’invio, lo SdI restituisce una notifica che rappresenta la prova di ciò che è accaduto alla fattura. Imparare a leggerle è la parte più importante della verifica:
| Esito | Cosa significa |
|---|---|
| Ricevuta di consegna | La fattura è stata recapitata al destinatario: tutto ok. |
| Mancata consegna / messa a disposizione | Lo SdI non ha potuto recapitarla (canale non attivo) ma è valida: la mette a disposizione del cliente nella sua area riservata. |
| Ricevuta di scarto | La fattura contiene errori formali: non è valida fiscalmente e va corretta e ritrasmessa. |
Solo quando ricevi la consegna o la messa a disposizione la fattura è considerata emessa a tutti gli effetti. Uno scarto va gestito subito, correggendo il file e reinviandolo entro il termine tecnico previsto.
Verificare una fattura elettronica ricevuta da un fornitore
Il controllo vale anche in entrata. Quando ricevi una fattura, è buona prassi verificare:
- che i tuoi dati (partita IVA, codice destinatario, ragione sociale) siano corretti;
- che importi, aliquote IVA e descrizioni corrispondano all’ordine o alla prestazione;
- che non si tratti di un doppione di una fattura già registrata;
- di scaricare e conservare il file XML originale, non solo l’anteprima leggibile.
Se una fattura ricevuta è errata, in genere è il fornitore a doverla stornare con nota di credito TD04; il controllo tempestivo ti permette di segnalarlo subito.
Buone pratiche per non sbagliare
- Valida sempre l’XML prima dell’invio: evitare lo scarto è più veloce che correggerlo dopo.
- Tieni aggiornata l’anagrafica clienti (partite IVA e codici destinatario cambiano).
- Controlla le ricevute SdI entro pochi giorni dall’invio, senza dare per scontata la consegna.
- Automatizza i controlli quando emetti molte fatture: gli errori ricorrenti si intercettano meglio con regole automatiche.
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Domande frequenti
Come faccio a sapere se una fattura elettronica è stata ricevuta?
Leggi le ricevute dello SdI: la “ricevuta di consegna” conferma il recapito, la “messa a disposizione” indica che il cliente la trova nella sua area riservata, lo “scarto” segnala errori da correggere.
Come validare l’XML di una fattura elettronica?
Usando strumenti che verificano la conformità allo schema tecnico dell’Agenzia delle Entrate: controllano struttura, campi obbligatori, partite IVA e coerenza dei calcoli, replicando i controlli dello SdI.
Cosa controllo in una fattura ricevuta da un fornitore?
I tuoi dati, importi e aliquote coerenti con l’ordine, l’assenza di doppioni e la corretta conservazione del file XML originale.
Se una fattura viene scartata è un problema grave?
No, se agisci in fretta: correggi l’errore indicato dal codice di scarto e ritrasmetti la fattura entro il termine tecnico previsto, riutilizzando numero e data.