La fattura elettronica a un privato estero, cioè a un consumatore finale residente fuori dall’Italia e senza partita IVA, si gestisce trasmettendo comunque il documento al Sistema di Interscambio (SdI) e indicando come codice destinatario il valore convenzionale “XXXXXXX” (sette X), utilizzato per i soggetti esteri. In questo articolo vediamo passo per passo come compilare la fattura, quali dati inserire e cosa consegnare al cliente.
Perché serve un codice destinatario particolare
Il codice destinatario è l’informazione che indica allo SdI dove recapitare la fattura elettronica. Per i clienti italiani con partita IVA si usa il loro codice destinatario a 7 cifre o l’indirizzo PEC. Per un cliente italiano privato si usa “0000000”. Per i soggetti esteri — che non hanno un codice destinatario italiano né sono raggiungibili tramite lo SdI — si utilizza invece il codice convenzionale “XXXXXXX” (sette lettere X maiuscole).
Questo vale sia quando il cliente estero è un’impresa/professionista, sia quando è un privato consumatore: il codice “XXXXXXX” segnala allo SdI che il destinatario è estero e quindi la fattura non gli verrà recapitata attraverso il Sistema di Interscambio.
Come si gestisce la fattura al consumatore estero
Il flusso per una fattura elettronica a un privato residente all’estero è il seguente:
- si compila la fattura in formato XML, come per qualsiasi altra operazione;
- nell’anagrafica del cliente si inseriscono i dati del privato estero;
- come codice destinatario si indica “XXXXXXX”;
- si trasmette la fattura allo SdI;
- poiché il destinatario è estero, si consegna una copia del documento al cliente (ad esempio via e-mail in PDF), perché lo SdI non gliela recapiterà.
I dati da inserire per il cliente privato estero
Per un consumatore estero non esiste una partita IVA italiana né, spesso, un identificativo fiscale nazionale utilizzabile nei campi italiani. In pratica si compilano i dati anagrafici disponibili:
- nome e cognome (o denominazione) del cliente;
- indirizzo completo con la nazione di residenza (il campo Paese va valorizzato con il codice del Paese estero, diverso da IT);
- gli altri campi identificativi vanno gestiti secondo le specifiche tecniche per i soggetti esteri privi di partita IVA e codice fiscale italiano.
La corretta indicazione del Paese estero è importante, perché insieme al codice destinatario “XXXXXXX” caratterizza l’operazione come rivolta a un soggetto non stabilito in Italia.
IVA e natura dell’operazione
Il trattamento IVA di una vendita a un privato estero dipende dal tipo di operazione (bene o servizio), dal Paese del cliente (UE o extra-UE) e dalle regole di territorialità. Non esiste una regola unica: una vendita di beni spediti fuori dall’UE, una prestazione di servizi a un consumatore UE e una cessione a un turista possono avere trattamenti diversi.
Per questo motivo la qualificazione IVA e l’eventuale natura dell’operazione (imponibile, non imponibile, fuori campo, ecc.) vanno definite caso per caso, preferibilmente con il proprio commercialista. L’aspetto tecnico della fattura elettronica — codice “XXXXXXX”, consegna della copia, indicazione del Paese — resta invece stabile e ricorrente.
Attenzione a non confondere i casi
Riepiloghiamo per chiarezza i codici destinatario tipici, che spesso vengono confusi:
| Tipo di cliente | Codice destinatario | Copia al cliente |
|---|---|---|
| Privato italiano (no partita IVA) | 0000000 | Sì |
| Titolare di partita IVA italiano | Codice a 7 cifre o PEC | Consigliata |
| Soggetto estero (anche privato) | XXXXXXX | Sì |
La copia da consegnare al cliente
Poiché il cliente estero non riceve la fattura dallo SdI, è buona prassi (e spesso necessario dal punto di vista commerciale) fornirgli una copia leggibile del documento. Il formato più comodo è un PDF, eventualmente generato dallo stesso gestionale a partire dall’XML, inviato via e-mail. In questo modo il cliente ha un documento chiaro con importi, descrizione e dati dell’operazione.
Conservazione
Come tutte le fatture elettroniche, anche quelle emesse verso privati esteri con codice “XXXXXXX” vanno conservate a norma per 10 anni. La conservazione riguarda il file XML trasmesso e le relative notifiche dello SdI.
Errori frequenti da evitare
Nella pratica quotidiana alcuni errori si ripetono spesso quando si fattura a un consumatore residente all’estero:
- usare “0000000” al posto di “XXXXXXX”: il primo è riservato ai privati italiani, il secondo ai soggetti esteri;
- lasciare il campo Paese su IT: per un cliente estero va indicato il codice del Paese di residenza;
- dimenticare di inviare la copia PDF al cliente, che altrimenti non riceverebbe alcun documento;
- applicare l’IVA in modo automatico senza verificare la territorialità dell’operazione.
Un gestionale ben impostato riconosce il cliente estero e propone in automatico il codice destinatario corretto, riducendo il rischio di scarti e di errori nell’anagrafica.
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Domande frequenti
Quale codice destinatario si usa per un privato estero?
Si usa il codice convenzionale “XXXXXXX” (sette X), previsto per i soggetti esteri. Vale sia per imprese estere sia per consumatori privati residenti all’estero.
Il cliente estero riceve la fattura dallo SdI?
No. Con il codice “XXXXXXX” la fattura non viene recapitata tramite lo SdI al destinatario estero: occorre quindi consegnargli una copia, tipicamente in PDF via e-mail.
Devo applicare l’IVA a un consumatore estero?
Dipende dal tipo di operazione e dal Paese del cliente. Il trattamento IVA va valutato caso per caso, preferibilmente con il commercialista; l’aspetto tecnico della fattura elettronica resta invece costante.
Per quanto tempo va conservata la fattura?
Va conservata a norma per 10 anni, insieme alle notifiche ricevute dallo SdI.