Uno dei dubbi più diffusi tra professionisti e imprese riguarda la firma digitale fattura elettronica: serve davvero firmare digitalmente ogni fattura prima di inviarla? La risposta breve è che, nel caso più comune, cioè la fattura elettronica B2B tra imprese e professionisti privati, la firma digitale non è obbligatoria. La validità e l’integrità del documento sono garantite dal passaggio attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. La firma digitale rimane invece rilevante in alcuni contesti specifici, in particolare nel canale verso la Pubblica Amministrazione o quando si opera tramite un intermediario. Vediamo di fare chiarezza.
Perché per il B2B la firma non è obbligatoria
Quando emetti una fattura elettronica verso un altro soggetto privato (azienda o professionista), il file XML viene trasmesso allo SdI, che effettua i controlli formali e recapita il documento al destinatario. È il transito attraverso lo SdI a garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura, senza bisogno che tu apponga una firma digitale qualificata sul file.
In altre parole, il sistema centralizzato dell’Agenzia delle Entrate svolge la funzione di “garante” del documento: la fattura che arriva al destinatario tramite SdI è considerata valida anche senza firma. Questo semplifica enormemente il lavoro quotidiano di chi emette molte fatture.
Cosa garantisce lo SdI
- controlli formali sul tracciato XML (correttezza dei campi obbligatori, partita IVA, codice destinatario, ecc.);
- recapito al destinatario tramite codice destinatario o PEC;
- tracciabilità e data certa del passaggio del documento;
- gestione delle ricevute (consegna, mancata consegna, scarto).
Quando la firma digitale rileva davvero
Ci sono situazioni in cui la firma digitale entra in gioco. La più nota riguarda il canale verso la Pubblica Amministrazione.
Fattura elettronica verso la PA
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è stata storicamente il primo ambito reso obbligatorio in Italia. In questo contesto la firma digitale (in formato ammesso) è tradizionalmente richiesta per garantire l’autenticità e l’integrità della fattura destinata all’ente pubblico. Chi fattura abitualmente alla PA deve quindi verificare le regole del canale e dotarsi degli strumenti adeguati per firmare i file.
Fatturazione tramite intermediario o per conto terzi
Quando la trasmissione avviene tramite un intermediario che opera per conto del cedente, oppure in caso di emissione della fattura “per conto” di un altro soggetto, possono applicarsi regole particolari in cui la firma digitale assume rilevanza. In questi casi è opportuno verificare le condizioni specifiche del rapporto e dell’accordo con l’intermediario.
Firma digitale, PEC e codice destinatario: non confonderli
Un errore frequente è confondere strumenti diversi. Chiariamo:
| Strumento | A cosa serve |
|---|---|
| Firma digitale | Garantire autenticità e integrità di un documento firmato; nel B2B via SdI non è necessaria |
| Codice destinatario | Codice di 7 cifre che indica dove recapitare la fattura via SdI |
| PEC | Canale alternativo di recapito quando il destinatario non ha un codice destinatario (si usa 0000000 + PEC) |
| Conservazione | Obbligo di conservare la fattura a norma per 10 anni |
La firma digitale è quindi una cosa, il recapito tramite codice destinatario o PEC è un’altra. Nel B2B ti serve un canale di recapito corretto, non necessariamente una firma sul file.
E per i forfettari?
Dal 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda praticamente tutte le partite IVA, compresi i contribuenti in regime forfettario. Anche per loro vale la regola generale: la fattura B2B non richiede firma digitale, perché ci pensa lo SdI. Il forfettario deve piuttosto prestare attenzione ai dati corretti del cliente, all’eventuale imposta di bollo (2,00 euro sulle fatture prive di IVA oltre 77,47 euro) e alla conservazione decennale.
Conservazione a norma: attenzione a non confondere i piani
Il fatto che la firma non sia richiesta per emettere non toglie l’obbligo di conservare le fatture elettroniche a norma per 10 anni. La conservazione digitale a norma è un processo che garantisce l’immodificabilità e la leggibilità nel tempo dei documenti: è un adempimento distinto dall’emissione ed è bene affidarlo a un servizio che lo gestisca correttamente.
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Domande frequenti
Devo firmare digitalmente le fatture B2B?
No, nella generalità dei casi non è necessario. Per le fatture elettroniche tra privati (aziende e professionisti) l’autenticità e l’integrità sono garantite dal passaggio attraverso lo SdI.
Quando serve la firma digitale?
La firma rileva soprattutto nel canale verso la Pubblica Amministrazione e in alcune situazioni di emissione tramite intermediario o per conto terzi. In questi casi vanno verificate le regole specifiche.
La firma digitale è la stessa cosa del codice destinatario?
No. Il codice destinatario (7 cifre) serve a recapitare la fattura via SdI; la firma digitale serve a garantire autenticità e integrità di un documento. Sono strumenti diversi.
I forfettari devono firmare le fatture?
Anche per i forfettari, obbligati alla fattura elettronica dal 2024, vale la regola generale: la fattura B2B via SdI non richiede firma digitale.