La copia di cortesia della fattura elettronica è la versione leggibile (in PDF o cartacea) che si consegna al cliente, mentre l’originale a valore fiscale resta il file XML transitato dallo SdI (Sistema di Interscambio). Serve semplicemente a permettere al cliente di leggere comodamente il documento, senza che quel foglio o quel PDF diventi la fattura “ufficiale”. Vediamo cos’è, perché si usa, quale dicitura inserire e in cosa differisce dall’originale elettronico.
Che cos’è la copia di cortesia
Con la fatturazione elettronica, la fattura vera e propria è il file XML inviato allo SdI e recapitato al destinatario. Quel file, però, è poco leggibile per una persona: è un tracciato tecnico. Per questo il fornitore spesso consegna al cliente una rappresentazione leggibile del documento, tipicamente un PDF (o una stampa cartacea), che riporta gli stessi dati in un formato comprensibile.
Questa rappresentazione è la copia di cortesia: un “duplicato di lettura” che aiuta il cliente a vedere importo, aliquote, scadenze e riferimenti, senza dover interpretare l’XML o accedere all’area riservata.
Perché si consegna la copia di cortesia al cliente
La copia per il cliente risponde a esigenze molto pratiche:
- Il cliente, soprattutto se consumatore finale (privato senza partita IVA), potrebbe non consultare l’area riservata e ha bisogno di un documento leggibile.
- Serve come promemoria di pagamento, con importo e scadenze in chiaro.
- È utile in caso di mancata consegna da parte dello SdI: se la fattura è solo “messa a disposizione” nell’area riservata, la copia di cortesia informa subito il cliente dell’avvenuta emissione.
- Nel commercio al dettaglio o nei servizi verso privati, è la forma con cui il cliente riceve concretamente il documento.
La dicitura da inserire nella copia cartacea
Per evitare che la copia venga scambiata per l’originale fiscale, è buona prassi riportare una dicitura che ne chiarisca la natura. Non esiste una formula unica obbligatoria, ma le più usate sono del tipo:
- “Copia di cortesia – l’originale è la fattura elettronica inviata tramite Sistema di Interscambio (SdI)”.
- “Documento privo di valore fiscale – copia di cortesia della fattura elettronica trasmessa allo SdI”.
- “Copia analogica di cortesia – l’originale ha valore solo in formato elettronico”.
L’obiettivo della dicitura sulla copia cartacea della fattura elettronica è chiaro: segnalare a chi la riceve che quel foglio o PDF non è la fattura a valore fiscale, ma una sua rappresentazione. Molti software di fatturazione generano automaticamente il PDF di cortesia con la dicitura già inserita.
Differenza tra copia di cortesia e originale elettronico
| Aspetto | Originale elettronico (XML) | Copia di cortesia (PDF/cartaceo) |
|---|---|---|
| Formato | File XML strutturato | PDF leggibile o stampa |
| Valore fiscale | Sì, è la fattura ufficiale | No, è solo una rappresentazione |
| Transita dallo SdI | Sì | No |
| Va conservata a norma | Sì, per 10 anni | Non sostituisce la conservazione dell’XML |
| Scopo | Documento fiscale valido | Leggibilità e promemoria per il cliente |
Il punto chiave: la copia di cortesia non sostituisce l’originale. Anche se il cliente conserva il PDF, la fattura da conservare a norma resta il file XML transitato dallo SdI. La conservazione digitale a norma va garantita per 10 anni sull’originale elettronico.
In che formato consegnare la copia di cortesia
La copia di cortesia può essere consegnata in vari modi, a seconda del cliente:
- PDF via email: la modalità più comune e immediata, comoda per professionisti e aziende.
- Stampa cartacea: utile nel commercio al dettaglio o quando il cliente preferisce il cartaceo.
- Link o allegato generato dal proprio software di fatturazione.
Non c’è un obbligo di formato per la cortesia: conta che sia una rappresentazione fedele e leggibile del documento inviato allo SdI, con la dicitura che ne chiarisce la natura.
Copia di cortesia e mancata consegna: un binomio utile
Quando lo SdI non riesce a recapitare la fattura (per esempio perché il destinatario non ha un canale valido), il documento viene “messo a disposizione” nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. In questi casi la copia di cortesia diventa ancora più importante: consegnandola, il cliente sa immediatamente che la fattura è stata emessa e dove trovarla, senza attendere di consultare l’area riservata.
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Domande frequenti
La copia di cortesia ha valore fiscale?
No. Il valore fiscale è solo del file XML transitato dallo SdI. La copia di cortesia è una rappresentazione leggibile, priva di valore fiscale.
Che dicitura metto sulla copia cartacea?
Una formula che ne chiarisca la natura, ad esempio “Copia di cortesia – l’originale è la fattura elettronica inviata tramite SdI” o “Documento privo di valore fiscale”.
Sono obbligato a consegnare la copia di cortesia?
È una buona prassi, specialmente verso i consumatori finali e in caso di mancata consegna. Permette al cliente di leggere subito il documento senza accedere all’area riservata.
La copia di cortesia sostituisce la conservazione?
No. La conservazione a norma va garantita sul file XML originale per 10 anni; il PDF di cortesia non la sostituisce.