Il QR code della fattura elettronica è uno strumento gratuito, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, che racchiude in un semplice codice a matrice tutti i dati anagrafici e la partita IVA di un contribuente. Inquadrandolo con lo smartphone o con il gestionale, chi deve emettere una fattura acquisisce automaticamente i dati del cliente, senza doverli digitare a mano. Il risultato è una compilazione più rapida e con meno errori.
Cos’è il QR code della fattura elettronica
Il QR code è un codice grafico bidimensionale che l’Agenzia delle Entrate genera a partire dai dati fiscali di ogni soggetto titolare di partita IVA. All’interno del codice sono “impacchettate” le informazioni che servono per identificare correttamente il cliente in fattura: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA, codice fiscale ed eventuale codice destinatario o indirizzo PEC per il recapito.
Non si tratta quindi di un elemento obbligatorio della fattura, ma di uno strumento di supporto: velocizza la fase di compilazione dell’anagrafica del cessionario/committente. È particolarmente utile per chi emette molte fatture verso soggetti sempre diversi, come professionisti, artigiani, commercianti e piccole imprese che lavorano al banco o su appuntamento.
A cosa serve: acquisire i dati del cliente con il QR code
La funzione principale del QR code è consentire di acquisire i dati del cliente in pochi secondi. Il meccanismo è semplice:
- il cliente titolare di partita IVA scarica e conserva il proprio QR code (sul telefono, stampato o salvato in un file);
- al momento dell’acquisto, il fornitore inquadra il QR code con l’app o il gestionale di fatturazione;
- il software legge il codice e compila in automatico i campi anagrafici della fattura.
In questo modo si eliminano gli errori di trascrizione più comuni: partita IVA sbagliata, codice destinatario errato, indirizzo incompleto. Sono proprio questi errori a causare scarti da parte del Sistema di Interscambio (SdI) o mancati recapiti della fattura.
Il QR code contiene i dati aggiornati
Un vantaggio importante è che il QR code riflette i dati presenti nell’Anagrafe tributaria. Se il contribuente aggiorna il proprio indirizzo o altre informazioni, rigenerando il codice ottiene una versione allineata. Questo aiuta a mantenere corrette le anagrafiche dei clienti nel tempo.
Come generare il QR code dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate
Il QR code si genera gratuitamente dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Il percorso tipico è il seguente:
- accedere all’area riservata con SPID, CIE o CNS;
- entrare nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica (i servizi “Fatture e Corrispettivi”);
- individuare la funzione per la generazione del QR code collegato ai propri dati;
- scaricare o visualizzare il codice, che potrà essere salvato, stampato o mostrato dallo smartphone.
Chi opera tramite un intermediario abilitato (ad esempio il commercialista) può richiedere che sia quest’ultimo a generare il codice per suo conto, se delegato ai servizi di fatturazione elettronica.
Come usare il QR code per compilare le fatture più velocemente
Dal lato di chi emette la fattura, il QR code diventa utile quando il gestionale o l’app di fatturazione dispone di una funzione di lettura del codice. In pratica:
- si apre la creazione di una nuova fattura;
- si attiva la scansione del QR code del cliente (fotocamera o import del file);
- i campi del cessionario/committente si popolano automaticamente;
- si completano righe, importi, aliquote IVA e si trasmette la fattura allo SdI.
Il tempo risparmiato è notevole soprattutto per chi emette fatture in mobilità o con volumi elevati. Va ricordato che il QR code semplifica la parte anagrafica, ma non sostituisce le verifiche fiscali: aliquote, natura dell’operazione, applicazione di eventuali regimi speciali restano responsabilità di chi emette il documento.
QR code e cliente privato
Il QR code è pensato per i soggetti con partita IVA. Quando si fattura a un cliente privato senza partita IVA, la fattura viene comunque emessa e trasmessa allo SdI indicando il codice destinatario convenzionale “0000000” e consegnando al cliente una copia (cartacea o digitale) del documento. In quel caso il QR code del cliente, se non è titolare di partita IVA, non entra in gioco nello stesso modo.
Buone pratiche
- Rigenera il QR code se cambi indirizzo o altri dati fiscali.
- Conserva le fatture emesse e ricevute per 10 anni, come previsto per la conservazione.
- Verifica sempre che il gestionale supporti la lettura del QR code prima di affidarti a questa modalità.
- Non confondere il QR code anagrafico con eventuali codici presenti su documenti di trasporto o etichette prodotto.
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Domande frequenti
Cos’è il QR code della fattura elettronica?
È un codice grafico generato dall’Agenzia delle Entrate che contiene i dati anagrafici e la partita IVA di un contribuente. Serve a far compilare in automatico l’anagrafica del cliente in fattura, riducendo errori e tempi.
Dove si genera il QR code?
Si genera gratuitamente dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, nei servizi di fatturazione elettronica, dopo l’accesso con SPID, CIE o CNS.
Il QR code è obbligatorio in fattura?
No. È uno strumento facoltativo di supporto alla compilazione. La fattura resta valida anche senza QR code, purché contenga tutti i dati richiesti.
Posso usare il QR code per acquisire i dati di un cliente privato?
Il QR code è pensato per i soggetti con partita IVA. Per un cliente privato la fattura si emette con codice destinatario “0000000” e si consegna copia del documento.